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Come fare un'efficace site inspection… a distanza

Come fare un'efficace site inspection… a distanza

Il momento di scegliere una location è sempre molto importante per un meeting planner.
 
Quando devi fare il punto e hai già ridotto la rosa delle location tra le quali scegliere a tre o quattro strutture, ti resta da valutarle nel dettaglio e di prendere la fatidica decisione su quale sarà la location prescelta.
 
Certo, una site inspection reale, dal vivo, è sempre la cosa migliore, perché ti permette di renderti davvero conto di come è la locatione e soprattutto se fa al tuo caso. Ma a volte, per questioni di tempo, budget o distanza, non è possibile farla.
 
Come sostituirla con buoni risultati? Ovviamente ci si può affidare alla tecnologia, sfruttando strumenti all'avanguardia in grado di mostrare la location quasi come se ci si trovasse, a patto che la sede congressuale sia in grado di metterla a disposizione. Ma non c'è solo la tecnologia a venire in tuo aiuto. 
 

Come fare una site inspection a distanza

 
#1 Usa tutti gli strumenti a disposizione
Se non lo hai già usato durante la fase di ricerca delle location, puoi consultare un motore di ricerca dedicato, come i lvenue finder di MeetingeCongressi.com. Troverai sicuramente molti più dettagli - capienza e dimensioni delle sale, dotazioni tecnologiche - e foto pertinenti all'offerta meeting che non sul sito stesso della venue, solitamente più orientato a soddisfare le necessità di informazioni della clientela leisure.

#2 Utilizza le fotografie
Contatta la location e chiedi quante più immagini possibili, soprattutto quelle delle sale che vi interessano. E non tralasciare, soprattutto in una seconda fase, gli scatti dei dettagli: candelabri, centrotavola, mise en place e fiori: in realtà, non dicono nulla sulle dimensioni effettive degli spazi, ma molto sull'atmosfera. Chiedi però anche panoramiche sia delle sale allestite per un evento sia completamente vuote. Non dimenticare degli esterni: cosa circonda la location, com’è la facciata o in quale stato sono gli eventuali giardini. Anche la luce è importante: chiedi che ti mandino foto scattate di notte e altre scattate nelle ore più luminose del giorno.

#3 Chiedi quello che ti serve
Siete dei potenziali clienti per la struttura, quindi non fatevi scrupoli a chiedere ulteriori rassicurazioni. Se la location, nonostante le vostre richieste, vi ha mandato solo “scatti d’autore”, chiedete che vi mandino delle foto scattate con il cellulare dei dettagli per voi fondamentali: uscite d’emergenza, colonne e pilastri, accessi per disabili, guardaroba, cucine. Se proprio volete essere sicuri che i vostri interlocutori centrino il bersaglio, inviate loro un vero e proprio elenco delle immagini che vi servono. In questo modo, non solo riceverete il dettaglio che vi serve, ma lo vedrete anche nelle sue attuali condizioni e non in uno scatto magari “datato”.

#4 Usa il web
Bene, ora avete le foto: dettagli, panoramiche, foto professionali e scatti fatti con uno smartphone. Ora si tratta di scoprire qualcosa di più sulla location. Soprattutto se si tratta di un albergo, visita anche i siti leisure di viaggi: potrai trovare foto e post utili, relativi a dettagli che magari non avevate considerato.

#5 Fatti accompagnare in una (video)passeggiata
Puoi chiedere ai referenti della location d portarti a fare un giro di visita delle sale. Come? Via Skype o via Whattsup per esempio. Certo, per i centri congressi di grandi dimensioni ci vorrà un po’ di tempo, ma così ti rendereai conto anche della distanza delle diverse sale tra loro e dei “tempi di percorrenza”.

#6 Fate networking
Siete ancora poco convinti? Prendete in considerazione la possibilità di chiedere a una Dmc locale se è disposta a fare la site inspection per voi, o se, avendo già utilizzato la location per un proprio evento, può darvi un giudizio in merito alla sua qualità e ai suoi servizi: spesso le più preziose informazioni su una venue sono proprio quelle che può darvi chi l'ha già provata.