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Come trascrivere gli atti dei congressi

Come trascrivere gli atti dei congressi

La trascrizione degli atti di un convegno è un passaggio importante e uno di quegli aspetti che la tecnologia ha rapidamente modificato. 

Una delle conseguenze più importanti è la riduzione dell'intervallo di tempo tra l'evento e la consegna degli atti, oltre che alla loro precisione, specie se, registrati in una lingua straniera e affidati ai traduttori.

Altro aspetto è inoltre quello di poterli consegnare, con minore fatica, in una forma editoriale di facile lettura.

Trascrizione in tempo reale

Oltre la semplice trascrizione, sono infatti sempre più richiesti atti che comportano un lavoro di editing, in quanto parlare e scrivere hanno vocabolari e sintassi differenti. Occorre dunque un intervento di verifica del testo sotto il profilo linguistico, in cui si rivede anche la costruzione delle frasi, che nell'esposizione orale possono risultare talvolta poco chiare, specie se il relatore non si attiene strettamente alla traccia. 
Va da sé, comunque, che questo intervento debba essere effettuato sempre e comunque nel rispetto di quanto detto dal relatore e in linea con la sua individualità linguistica.

Si parla di resocontazione real time se il testo è consegnato al termine dell'evento o entro poche ore dalla sua conclusione. 

In linea di massima, un team ideale per la produzione di atti in tempo reale si compone di due resocontisti e un revisore. I resocontisti si alternano nella ripresa del parlato e il testo che ne deriva viene poi controllato dallo stesso resocontista mentre alla dettatura si è alternato il collega. E via così via, alternandosi in genere ogni mezz’ora, per tutta la durata dell'intervento. Al revisore spetta la lettura finale del documento e le ultime correzioni.

Con questo sistema facilmente realizzabile grazie alla tecnologia, il flusso di lavoro è rapido e privo di noiose fasi intermedie come la sbobinatura. Ma non per questo serve minore professionalità. Anzi. Il poco tempo richiede al resocontista grande padronanza della lingua, buona cultura generale, capacità di non perdere la struttura originaria del discorso, di mantenerne il senso e di semplificare le frasi che possono essere proferite dall'oratore parlando a braccio.

Archiviare la documentazione

Altro vantaggio dato dalla documentazione è la possibilità di archiviare tutto digitalmente, con meno - anzi nessuno - problemi di spazio fisico grazie alla possibilità di utilizzare strumenti di memoria hardware o in cloud. Naturalmente servono degli accorgimenti, come l'effettuazione di backup periodici. 

Tool per la trascrizione automatica

Oggi si utilizza frequentemente il respeaking, ovvero la dettatura con l'impiego di software di riconoscimento del parlato, attraverso il quale il resocontista ripete al microfono il discorso del relatore generando direttamente il file di testo. 

Esistono diversi strumenti in grado di riconoscere automaticamente il linguaggio naturale e trasformarlo in tempo reale in testo scritto. Questa automazione dei processi permette la rielaborazione delle informazioni grazie alla scrittura automatica e la creazione di file multimediali di pronta fruizione da parti degli interessati in maniera digitale.