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Come organizzare una riunione che funziona: 7 dritte da provare

Come organizzare una riunione che funziona: 7 dritte da provare

Sull'utilità di un meeting è stato detto tutto e il contrario di tutto. Fatto sta, che le riunioni si fanno e si continueranno a fare. Tanto vale saperle rendere un po' più efficienti, interessanti, concrete.

Da meeting planner, puoi provare qualche accorgimento per fare sì che le riunioni non si trasformino in inutili perdite di tempo o che comunque servano per ottenere il massimo da quel tempo che dipendenti, collaboratori, forza vendite e manager impiegano a confrontarsi in diverse occasioni, dallo staff meeting alla riunione top.

Qui te ne suggeriamo sette.

#1
Carta e penna per aumentare la creatività
Scrivere a mano stimola la creatività. Perciò procura per ognuno dei partecipanti alla riunione carta e penna e invitali a prendere appunti, buttar giù idee, fare schemi e schemini, come si faceva una volta!

#2
FAQ pre-meeting
per partecipanti più preparati
Partecipante avvisato mezzo salvato. Il consiglio è quello di “perdere un po' di tempo” prima per guadagnarne in seguito, insieme a un po' più di efficienza. Preparare una scheda domanda-risposta su quello che c'è da sapere sulla riunione, l'evento, etc. permette al partecipante di non arrivare impreparato sia sul tema della riunione sia sul suo intervento specifico qualora previsto, poiché un documento del genere sottolinea l'importanza della riunione stessa.

#3
Tutti in piedi per il massimo dell'efficienza
Questa è una di quelle cose che appena uscite sembrava poco più che un azzardo, nonostante a sottolinearne la validità fosse la prestigiosa rivista scientifica Social Psychological and Personality Science, riportando lo studio di un gruppo di ricercatori della Washington University. In realtà pare che il metodo abbia già dato buoni risultati in termini di benessere fisico e concentrazione. A guadagnarci anche la durata, pare infatti che le riunioni in piedi non solo siano più efficienti, ma più brevi.

#4
Camminare per concentrarsi
Ti è mai capitato, da studente, di ripetere la lezione percorrendo chilometri e chilometri in un'unica stanza? Lo abbiamo fatto tutti! È perché camminando ci si concentra di più.

#5
Dare i compiti per azzerare l'effetto “inutilità”
Se il tuo problema è quello di convincere che il meeting è utile, fai in modo che ognuna esca dalla sala riunioni con i “compiti”, obiettivi molto concreti cioè da raggiungere entro la prossima riunione, quando ognuno ne renderà conto. In questo modo il commitment è assicurato e nessuno vorrà dire alla riunione successiva che i compiti “se li è mangiati il cane”.

#6
Individua le responsabilità individuali per un maggiore controllo
Metodo Steve Jobs (famoso per occuparsi direttamente di come le riunioni dovessero andare in Apple): nominare un Direct Responsible Individual in ogni riunione per ogni ordine del giorno.

#7 Non invitare persone se non strettamente necessario
Questa la sanno tutti, ma davvero poi è una “regola” che viene osservata? In ogni caso ci piace ribadirlo, insieme al concetto che essere invitato a una riunione non deve essere considerato un “riconoscimento”: non è un premio! E quindi, è bene fare in modo che nessuno si senta estromesso se non convocato.