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Chatbot: cosa sono e come si usano per organizzare un evento

Chatbot: cosa sono e come si usano per organizzare un evento

Un software in grado di rispondere istantaneamente, 24 ore su 24, in un'ottica di massima ottimizzazione del concetto di 'customer care', simulando un dialogo che avviene tra un essere umano e un robot.

Esiste e si chiama chatbot, sul mercato da poco tempo ma da quel che basta per avere già generato molto interesse presso numerose realtà, incluse quelle che si occupano di ospitalità, come hotel e ristoranti, ma non solo. Tra i loro vari utilizzi, c'è anche quello di valido strumento di supporto per organizzare un evento in tutte le sue fasi.

Tra i chatbot più diffusi c’è Bot Facebook Magellano ideato per il mondo dell'ospitalità alberghiera, del turismo, e l'organizzazione di eventi. 
 
In generale, le potenzialità di un chatbot sono molte e alcune tutte ancora da scoprire, come ci ha spiegato Massimo Tegon, presidente di Marketing Informatico, a cui abbiamo chiesto aiuto per comprendere meglio il funzionamento dei chatbot soprattutto in ottica di organizzazione eventi. 

Cos'è un chatbot 

Un chatbot è un ro-bot, ovvero un software in grado di rispondere 24 ore al giorno a domande reali che vengono fatte dagli umani o a richieste semplificate per un evento. 

Come funziona un chatbot

Il sistema riconosce la domanda, attraverso i lemmi, e seleziona una risposta fra quelle possibili. Se la domanda non viene compresa il sistema può rispondere comunque con una frase di servizio e inviare a un operatore umano una comunicazione per avvisarlo che non è stato in grado di rispondere.
Per richieste semplificate, per esempio quando un delegato vuole trovare la location, premendo un bottone grafico il Bot risponde aprendo il navigatore di Google dopo aver calcolato tramite GPS la posizione dell'utente e lo guida presso la sede dell'evento.

Per i diversi contesti possono essere sviluppati alcuni sistemi verticalizzati: per gli eventi, per gli hotel e le strutture ricettive, per il taxi, per le assicurazioni, per le farmacie, per il customer care delle aziende, per gli editori, per la generazione di contatti di nuovi clienti, per gli e-commerce e le vendite online, e così via.

In particolare i Bot Facebook Magellano (che possono essere personalizzati) funzionano sia all'interno della pagina di Facebook sia attraverso il sistema di messaggistica di Facebook ovvero Messenger. 

Come si usa un chatbot per organizzare un evento

In particolare i Bot Facebook Magellano sono internazionali e parlano tante lingue dall'inglese all'arabo al cinesee e possono essere utilizzati in tutte le tre fasi principali dell'evento: pre-evento, fase operativa e post-evento, in quanto possiamo personalizzarli e implementarli sulla base delle singole esigenze.

Pre-evento

Possiamo usare un Chat Bot Magellano Eventi per raccogliere le iscrizioni, prenotazioni alberghiere, adesioni ai programmi sociali o accompagnatori, ecc. Per dare informazioni sul programma, sui relatori, sui contenuti scientifici, sulle relazioni. Possiamo promuovere l'evento con gli sponsor, vendere gli spazi espositivi, e altre formule di partecipazione.

Fase operativa
 
Serve a comunicare l'ubicazione della location, delle sale riunioni e il programma giornaliero, a pubblicare in tempo reale foto, video, immagini, documenti, slide relativi ai seminari in corso, gestire eventuali pick up per transfer o meeting point per riunioni o altro. Può essere utile anche per comunicare fra gli "addetti ai lavori" durante la fase operativa del convegno, per informare su richieste last minute o modifiche al programma,  e tutto da un unica fonte che è Facebook / Messenger senza dove installare nulla nel proprio smartphone.
 
Post-evento
Possiamo inviare comunicazioni di ringraziamento ai partecipanti, ai relatori, ai collaboratori e follow up di qualsiasi tipo, pubblicare video, link, gli atti del convegno ecc. oltre, naturalmente a raccogliere un preziosissimo database di tutti coloro che hanno posto un like sulla pagina o ci hanno scritto tramite il Bot.

Con i chatbot gli organizzatori di un evento possono

  • dare risposte in tempo reale sempre;

  • diminuire i costi relativi alla comunicazione e alla gestione dei servizi in quanto posso risparmiare
    su il numero di persone dedicate all'evento.

  • migliorare e velocizzare le comunicazioni fra partecipanti, organizzatori, relatori, collaboratori.

 
Con i chatbot i partecipanti a un evento possono
 
  • avere uno strumento di immediato accesso disponibile gratuitamente senza dover scaricare nulla, se si possiede un profilo Facebook.

  • avere risposte in tempo reale.

 
Chatbot e app: quali sono le differenze?

I chatbot di Facebook vivono dentro il mondo Facebook, le App no ma devono essere scaricate e realizzate in due versioni (Ios e Android).
I chatbot sono nati come strumento di comunicazione immediata one to one e one to all e tutti i fan e gli user finiscono automaticamente in un database comune utilizzabile per l'invio di notifiche push. I nominativi possono anche essere segmentati.

(testo di Alessandra Boiardi)