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Gaffe da Oscar: come gestire l'imprevisto a un evento (e cavarsela meglio di Warren Beatty)

Gaffe da Oscar: come gestire l'imprevisto a un evento (e cavarsela meglio di Warren Beatty)

* Aggiornamento: come in tutti i 'gialli che si rispettano anche in questo caso è stato trovato il vero colpevole. Alla fine la Oscar Accademy ha "licenziato" Brian Cullivan della Pricewaterhousecoopers che aveva il compito di custodire le buste. Proprio Cullivan avrebbe consegnato la busta sbagliata a Warren Beatty per colpa di una distrazione. Stava tweetando una foto dell'attrice Emma Stone, premiata come migliore attrice per La La Land. La Pricewaterhousecooper cura le votazioni e organizza il complesso sistema delle buste degli Oscar (che vi spieghiamo nell'articolo) dal 1934.
 

Per alcuni poco importa: tutti hanno un lato umano, anche gli Oscar. Ma se fate gli organizzatori di eventi avete probabilmente provato un brivido freddo, giù per la schiena, davanti a quella mega gaffe di Warren Beatty che si è trovato tra le mani la busta per la migliore attrice al posto di quella del migliore film... e dopo avere tentennato un po' non ha pensato di fermarsi ma ha proseguito comunque annunciando il film sbagliato, La La Land di Damielle Chazelle, come vincintore (che invece era Moonlight di Barry Jankins). 

Un mondo, quello dei film e degli Oscar, lontano... ma se fosse capitato a te? E se l'evento fosse il tuo e sul palco si celebrasse il tuo fallimento?
 
Beh, significherebbe almeno due cose (a parte la considerazione che saresti tra gli organizzatori di una delle serate più attese del Globo): non ci sarebbero scuse che tengono, inizieresti a cercare un altro lavoro (o altri clienti).
 
C'è anche da dire però che, per quanto imperdonabile, l'errore è stato scovato con una tempistica abbastanza accettabile da non avere fatto troppi danni. Ecco perché potremmo prendere l'occasione al volo per riflettere sul concetto di 'gestione dell'imprevisto' durante un evento.  
 
Cosa avresti fatto tu al posto di Warren Beatty? Ma soprattutto come avresti gestito un imprevisto del genere da "dietro le quinte"? Ti saresti sentito in grado di gestire la situazione al meglio? 
 

Gestire un imprevisto durante un evento/1: le qualità necessarie

#Sangue freddo
Dont' panic è il mantra per gestire gli imprevisti durante un evento, che come sai se fai il meeting planner, possono essere vari ed eventuali: lo sciopero dei treni annunciato 24 ore prima del tuo evento, un guasto tecnico, un misunderstanding, qualsiasi cosa fino alla più piccola sono fonte di stress. Ecco perché quando si tratta di gestire un imprevisto, soprattutto se appartiene alla sfera dell'ingovernabile, tenersi lucidi farà la differenza. Consiglio: non farsi prendere dal panico è davvero necessario per un organizzatore di eventi, se per carattere sei agitato, non farti cogliere impreparato e cerca di allenarti alla calma anche nella vita privata (magari con un corso di yoga o di training autogeno).
 
#Preparazione
Ovvio, l'imprevisto è tale perché arriva quando meno te lo aspetti. Ma come spesso diciamo qui nel nostro blog avere un piano B per un'organizzatore di eventi è assolutamente necessario. Non averlo, sarebbe come saltare da un aereo senza paracadute.
 
#Rapidità
Se la frittata oramai è fatta, l'importante è fermarsi a riflettere. E sul fermarsi si apre una grande parentesi: la prontezza di spirito quando capita qualcosa di imprevisto è infatti un tocco da maestri, è quello che fa la differenza. Facciamo un esempio concreto: se al bar il cameriere ti versa un caffè addosso macchiandoti la camicia prima di una riunione fondamentale per la tua carriera come reagisci? Non bene d'accordo. (Tra l'altro, se non hai una seconda camicia con te non sei stato previdente, torna al punto 2).
Ma la tua reazione sarebbe molto peggiore se l'imbranato cameriere non si scusasse e cercasse in ogni modo di risolvere il problema. Ok, anche se entrambe sapete che la macchia di caffè non si toglie se non con un lavaggio in lavatrice. 
 

Gestire un imprevisto durante un evento/2: come cercare di evitarlo

#Non sentirsi invincibili

La recente impasse della Notte degli Oscar insegna all'organizzatore di eventi una cosa molto importante: nessuna macchina è davvero perfetta. Se infatti Warren Beatty – e a onore del vero anche la sua "complice" Faye Dunaway – ci ha messo del suo, qualcosa non ha funzionato proprio dietro le quinte. Il sito dell'Agi ha descritto i perfetti ingranaggi delle buste degli Oscar "a occuparsene da alcuni anni sono sempre Martha Ruiz e Brian Cullinan della PriceWaterhouseCoopers (PwC), le uniche due persone al mondo a sapere i risultati in anticipo. Sono loro infatti a ricevere i voti dei 6.300 giurati, da contare rigorosamente a mano". I nomi dei vincitori sono sempre stampati in due copie, inserite in rispettive buste e in rispettive valigette, che alla fine della preparazione, hanno contenuto identico. Le due buste identiche, al momento dell'annuncio, si trovano sempre ai due ingressi al palco, proprio per sventare la possibilità di errore. Eppure...

#Il meeting planner non balla da solo

Il team è tutto! La squadra fa la differenza in questi casi e coinvolgere persone di fiducia serve non solo al fine di avere un lavoro ben fatto, ma a sapere di contare su un gruppo che funziona.
 
#Serve un leader
Sembra quasi una contraddizione rispetto a quello che è stato detto nel punto precedente, ma non lo è affatto. Il capogruppo o leader che dire si voglia è colui che nel caso di un imprivisto ha la credibilità per essere ascoltato, per riordinare le cose, per gestirle, è colui che dà gli ordini con l'autorevolezza necessaria perché gli altri lo seguano e lo sostengano.