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Come fare la checklist di un evento: la guida punto per punto

Come fare la checklist di un evento: la guida punto per punto

Sei tra quelli che si appuntano anche di pranzare, altrimenti se ne scordano? Oppure appartieni alla fazione opposta, a quelli che hanno tutto in mente, e pensano di ricordarsi tutto? Qualunque sia la tua risposta, se fai il meeting planner almeno una cosa è certa: in fase pre-evento hai una sola vera alleata, la tua checklist, ovvero la lista delle cose che devi fare. 
 
La parola d'ordine dell'organizzatore di eventi è infatti avere metodo: senza cadere in dettagli inutili, la checklist deve essere chiara, esaustiva e soprattutto completa.
 
Ragionare per senso logico e scrivere la scaletta di quello che dovrai fare per organizzare l'evento è il primo passo. Poi le cose saranno più semplici: ti basterà seguire l'elenco e spuntare le voci una per una.
 
Molto importante è anche l'ordine cronologico che darai alla lista di certo non potrai mandare una mail di invito con un link per rispondere che non è ancora attivo. Ma questo è solo un esempio.

La perfetta checklist dell'evento: i nostri consigli

#1 Decidi se fare una o più checklist
Ognuno ha il suo metodo: puoi scegliere se fare un'unica checklist omnicomprensiva di tutte le fasi operative oppure una per ogni aspetto specifico (logistica, comunicazione, intrattenimento, e così via).
 
#2 Condividi la checklist
Se sei tradizionalisti potete appendere un cartellone in ufficio, se invece lavori con persone dislocate in diversi luoghi e preferisci affidarti alla tecnologia puoi creare un file e lavorare in cloud.
 
#3 Controlla la checklist
Il check della checklist insomma! Una volta che la tua lista delle cose da fare è compilata, a mente fredda, ripercorrila punto per punto o meglio ancora fallo fare a qualcunaltro, sarà più oggettivo. L'importante è verificare che la sequenza regga. 

#4 Prenditi il tempo necessario
Fare bene la checklist di un evento è una cosa serissima. Per questo dedicagli il tempo che serve, magari organizzando un paio di riunioni per fare il punto sulle cose da verificare. 


Come scrivere la checklist: un esempio da copiare e incollare (e personalizzare)

Ogni tipologia di evento necessita di una checklist diversa. Ovviamente il caso di un congresso medico e una sfilata di moda avranno "tabelle di marcia" diverse tra loro, ma sicuramente alcuni passaggi dell'organizzazione sono comuni a tutti gli eventi. 

Qui trovate un esempio generale della checklist da fare per un evento: potete copiarla e incollarla. Buon lavoro!

  • preparare l'elenco dei partecipanti
  • ingaggiare i relatori
  • chiedere il preventivo al catering
  • chiedere il preventivo per eventuali pernottamenti
  • chiedere il preventivo per gli allestimenti
  • confermare catering, hotel e fornitori
  • versare eventuali anticipi
  • verificare con le location le tempistiche per l'accesso di allestitori e staff
  • controllare periodicamente lo stato dei mezzi pubblici (prepararsi a scioperi, ecc.)
  • verificare le dotazioni di sicurezza della location
  • verificare gli accessi per i disabili
  • realizzare la segnaletica
  • ordinare i badge
  • ordinare la cancelleria
  • preparare i materiali
  • verificare le deadline con i fornitori
  • verificare i servizi tecnici
  • inviare promemoria ai partecipanti
  • confermare i nominativi dei relatori
  • verificare il set-up
  • verificare lo staff
  • controlla il meteo.