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Cosa sono i convention bureau e a cosa servono

Cosa sono i convention bureau e a cosa servono

Rappresentano un territorio e lo promuovo come destinazione congressuale d'eccellenza: nel settore Mice (meeting, incentive, convention & exhibitions) si sente parlare spesso di convention bureau.

Ma cosa sono esattamente e come sono organizzati? Dove si trovano e qual è la storia della loro nascita? Qui vi spieghiamo come funziona un convention bureau, perché fa bene al territorio che rappresenta e come gli organizzatori di eventi possono chiederne il supporto.
 

Convention bureau: la definizione

I convention bureau sono organizzazioni che hanno come scopo principale la promozione del territorio di riferimento (città, provincia, regione, distretto, Paese) come destinazione congressuale, in grado cioè di ospitare congressi medico-scientifici, eventi aziendali come meeting, convention e soggiorni incentive, eventi associativi, politici, e così via. A livello giuridico ne esistono di diverse tipologie: tra i più diffusi quelli a partecipazione mista pubblico-privato, dove enti pubblici come Comune e/o Camera di Commercio, Provincia ecc. affiancano gli operatori del settore, e quelli interamente costituiti da privati.
 

Cosa fanno i convention bureau

La promozione territoriale da parte di un convention bureau può avvenire in diversi modi, tra cui, soprattutto a livello internazionale, il supporto alla candidatura della destinazione nelle gare per l'assegnazione di grandi eventi. Non solo, il convention bureau fornisce al singolo organizzatore di eventi tutte le informazioni e il supporto necessario nelle diverse fasi dell'organizzazione e della gestione di un evento: da info generiche su capacità congressuale e ricettiva, servizi presenti, peculiarità territoriali fino ai contatti diretti con i fornitori della filiera. Spesso, dunque, per un organizzatore quello con il convention bureau è il primo contatto con la destinazione e tutti i servizi che il CB gli eroga sono a titolo gratuito.
Inoltre, una variabile che determina l'azione di un CB è il grado di coinvolgimento delle istituzioni pubbliche e degli enti locali. Il modello più diffuso, soprattutto all'estero, è infatti come dicevamo quello che prevede una partnership tra pubblico e privato. In Italia per molto tempo gli operatori hanno auspicato una maggiore attenzione da parte del "pubblico", una sinergia che tra l'altro, come vedremo, sta iniziando a funzionare anche nel nostro Paese secondo la convinzione che la collaborazione sia essenziale per il "bene comune".
 

Le origini dei convention bureau negli Stati Uniti e in Italia

I primi convention bureau risalgono a oltre cent'anni fa: tra l'800 e il '900 infatti, negli Stati Uniti, nascono e si diffondono quelli che vengono chiamati “welcome center”, spesso legati alle camere di commercio locali. Si tratta di vere e proprie agenzie di incoming, che non solo presentano la destinazione e la sua filiera turistica e imprenditoriale, ma si trasformano ben presto in consorzi dedicati alla promozione commerciale del territorio nei confronti di tutti i soggetti interessati a organizzare fiere, convegni e congressi. E non tarda ad arrivare il coinvolgimento attivo delle amministrazioni locali e delle camere di commercio a quelle che, nate come iniziative private, vengono riconosciute presto per le loro finalità non lucrativa e di pubblica utilità, finalizzata a creare indotto economico e posti di lavoro, creando interesse e attrativa nei confronti di una destinazione, di cui veniva curata l'immagine allo stesso modo in cui oggi si fa brand awareness.
Sono passati moltissimi anni – circa un secolo – prima che il sistema dei convention bureau approdasse dagli Stati Uniti in Italia. Pionere da questo punto di vista è stata la città di Trieste: nel 1985 il Consorzio Promotrieste, gestore del centro congressi della Stazione Marittima, crea quello che a tutti gli effetti era il primo convention bureau italiano. Il progetto ha breve durata e in Italia non si sente più parlare di Cb fino al 1994, quando viene fondato il Convention Bureau della Riviera di Rimini, oggi tra i cb più longevi del nostro Paese.
 

I convention bureau italiani

Oggi sono tanti i convention bureau italiani. Innanzitutto il Convention Bureau Italia, il nostro convention bureau nazionale, fondato nel 2014. Alcune delle maggiori città italiane vantano i convention bureau più longevi, come il già citato Cb della Riviera di Rimini, il Convention Bureau di Genova, fondato nel 1998, il Convention Bureau di Torino, fondato nel 2000, il Convention Bureau di Firenze. E ne esistono in tutta Italia da Nord a Sud, dal Convention Bureau di Rovigo al Convention Bureau di Padova, dal Cb di Napoli al Cb al Trentino Mice Convention Bureau, dalla Rete Mice Sardegna a Bologna Welcome.
 
Per saperne di più sui convention bureau italiani leggi la cover story di Meeting e Congressi, un focus di approfondimento sulle novità, le nuove destinazioni e le interviste dei direttori dei cb più attivi nel nostro Pease.