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Web radio agli eventi: come funzionano e a cosa servono

Web radio agli eventi: come funzionano e a cosa servono

Siete tra coloro che accendono la radio appena giù dal letto, magari ancora prima di farsi il caffé? La ascoltate mentre lavorate o solo quando salite in macchina? Che vi facciate accompagnare o no dalla radio durante le vostre giornate, avete mai pensato che vi potrebbe essere molto utile anche nel vostro lavoro di organizzatori di eventi? Le potenzialità di un mezzo di comunicazione sono molto interessanti da questo punto di vista: intrattenimento musicale nei tempi di attesa, ma anche comunicazioni pratiche per i partecipanti, contenuti, e perché no, jingle brandizzati. E se un tempo personalizzare una radio non era cosa per tutti, oggi il mondo digital ci viene incontro anche da questo punto di vista.

Le web radio sono infatti più accessibili da un certo punto di vista e hanno le carte in regola per essere un tool molto malleabile tra le mani di un meeting planner, soprattutto grazie al fatto che sono facilmente personalizzabili. E proprio come le app e i social, possono essere utlizzate anche nelle fasi di pre e post evento.
 
Ma come possono essere utilizzate al meglio in occasione di convention, altri eventi aziendali, congressi o magari lanci di prodotto? Ne abbiamo parlato con Maurizio Gugliotta, ceo e owner di Xdevel.

Che cosa è una web radio e come funziona

Cosa serve per utilizzare una web radio? Di cosa si tratta?
Una web radio è una radio ascoltabile tramite qualunque dispositivo (computer, tablet, smartphone) che abbia un accesso a Internet. Proprio come le radio tradizionali è dotata di un palinsesto, può avere speaker e spesso utilizza i medesimi software in uso presso le radio tradizionali differenziandosi da queste perché sostanzialmente non trasmette via etere bensì solo su Internet in una modalità che si chiama streaming. Possiamo dire che il bacino d’utenza di una web radio coincide con quello di Internet e quindi i contenuti di una web radio possono essere fruibili da qualunque ascoltatore, in ogni parte del mondo purché dotato di accesso alla rete. Tra l’altro, tutto ciò è riscontrabile grazie alle statistiche d’ascolto che, nel caso delle web radio, possono essere molto precise e dettagliate: è possibile infatti sapere qual è la nazione e la città di provenienza dell’utente o il tempo di ascolto medio e quante volta torna ad ascoltare radio che sono informazioni utilissime a chi lavora sulla parte artistica ed editoriale. Creare una web radio è piuttosto semplice. Basta avere un computer, dei file audio da trasmettere, un microfono per andare in diretta e un cosiddetto software di regia automatica (in inglese radio automation software) che permetta di gestire la radio manualmente o automaticamente.
 

Come utilizzare una web radio a un evento 

Un recente studio afferma che ascoltare musica mentre si lavora abbia effetti benefici sulla produttività e diminuisca lo stress. Che effetti può avere la musica durante una convention, un meeting o un congresso?
La scelta della colonna sonora è molto importante, in tantissime occasioni e sicuramente anche in caso di convention, meeting e congressi che di solito durano giornate intere o anche più. Una web radio creata ad hoc può creare la giusta atmosfera in molte fasi dell’evento, a partire proprio dai momenti di attesa o dalle pause. Di recente ho partecipato a un evento che per vari motivi è iniziato con un’ora di ritardo. L’attesa è stata colmata con della musica poco attinente all’evento, che spesso andava in loop riproponendo anche lo stesso brano. Non è stata una bella attesa. In questo caso una web radio avrebbe potuto fornire una colonna sonora ad hoc ritmata, lenta, italiana, straniera, ma comunque attinente ai partecipanti all’evento. Aggiungo anche che la musica può essere interrotta e accompagnata da informazioni e comunicazioni di servizio che dicono quando si inizierà, chi sono i relatori della mattina, del pomeriggio, a che ora è prevista la pausa caffè e dove e quali materiali consultare a corredo dell’evento. Ma non solo: i brani possono essere appunto accompagnati da jingle che veicolano il brand, ricordano gli eventuali sponsor, se ci sono eventuali promozioni per chi sta partecipando o informazioni su un determinato prodotto. 
 
Quanto è importante, nel caso di un evento aziendale, che la proposte musicali siano personalizzabili? Possiamo pensare a questo servizio come parte integrante del progetto di comunicazione/obiettivi dell'evento aziendale stesso? 
Si possono creare radio tematiche per eventi diversi, personalizzandone sia la programmazione musicale sia i contenuti informativi. Grazie all’archivio musicale condiviso basta caricare i file musicali, i jingle, gli eventuali annunci una sola volta e poi inserirli con estrema semplicità nei palinsesti delle diverse radio. La radio è quindi parte integrante del progetto di comunicazione di un evento aziendale, lo può essere prima, durante, ma anche dopo l’evento. Per quanto riguarda il prima, sappiamo bene come il vero lavoro di comunicazione inizia molto prima del giorno dell’evento. In questo caso, se si dispone di un sito per l’evento o una pagina all’interno del sito aziendale, la radio può servire per mandare in onda le interviste ai relatori, le informazioni su chi interverrà, e tutto quanto possa generare aspettativa sull’evento e coinvolgimento. La radio in questo caso può essere un valido supporto ai contenuti testuali, alle immagini e riesce probabilmente ad essere persino più incisiva perché ascoltabile ovunque. Pensiamo a chi per esempio è in macchina o ha poco tempo per leggere (il podcast come strumento di comunicazione sta vedendo una notevole crescita). Se poi l’evento ha anche un’app, la radio può essere inserita all’interno dell’app e essere quindi fruibile anche dai dispositivi mobile. La radio può anche prestarsi ad essere uno strumento di marketing e comunicazione per il dopo evento. Come? Si potrebbero mandare in onda le interviste ai relatori, i contenuti più rilevanti dell’evento, magari andando incontro a chi non è potuto intervenire. Tutto ciò ricordando che si possono avere statistiche di ascolto molto dettagliate per misurare l’impatto della radio ad hoc che abbiamo creato sugli ascoltatori.
 
Chi può curare i contenuti di una web radio? 
Indubbiamente, chi si occupa della comunicazione dell’evento o della parte marketing o entrambe. Non sono richieste, per una radio in cloud, particolari conoscenze e competenze tecniche perché basta di fatto creare una playlist di elementi, seguendo le varie guide online, che poi la radio eseguirà automaticamente secondo quanto preimpostato. Infatti si possono programmare la musica, i jingle, gli spot e anche spostarli a seconda delle esigenze con il sistema drag & drop. Ovviamente, in ogni caso, bisogna accertarsi, visto che si sta trasmettendo musica, di essere in regola con SIAE e SCF.
 
Gli eventi, anche aziendali, sono sempre più social. C'è modo di integrare/rafforzare l'aspetto social con l'utilizzo di una web radio durante un evento aziendale?
Una web radio può essere integrata sulla pagina Facebook dell’evento ed essere ascoltabile senza lasciare facebook. Inoltre è anche possibile per coloro che ascoltano la web radio condividere con tutti gli amici il programma che stanno ascoltando in quel momento portando quindi altre persone a collegarsi alla radio e contribuire a rafforzare il brand di un evento.
 
Dal punto di vista tecnologico, di cosa deve essere dotata una location per potere fare una web radio?
In realtà oggi non serve una particolare struttura tecnologica perché grazie al cloud i costi per creare una web radio sono sicuramente notevolmente ridotti. Nel caso della nostra regia automatica Inonda, utilizzabile direttamente da qualunque browser, è possibile concentrarsi sui contenuti della radio, su cosa si vuole mandare in onda, su quali sono gli obiettivi da raggiungere attraverso la radio senza dover sostenere costi per acquisto di hardware e software.