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Convention che deludono i partecipanti: 6 errori da evitare

Convention che deludono i partecipanti: 6 errori da evitare

Come in tutti gli aspetti della vita, anche in occasione della partecipazione a un evento chi è invitato si crea delle aspettative. Per esempio si parte per la convention aziendale sperando di capire di più della propria azienda, ma anche di scoprire una nuova meta o di conoscere meglio i colleghi. Insomma, si investe del tempo, che normalmente cade a ridosso o in coincidenza del fine settimana, sperando di avere un ritorno professionale e al contempo personale. 
 
Per questo, se fai il meeting planner devi essere molto consapevole delle aspettative che hanno i partecipanti della tua convention (o di un altro evento) perché non c'è niente di peggio del delegato deluso per fare percepire agli altri un insuccesso. L'evento in sé potrebbe essere anche organizzato a regola d'arte, ma se quello che ci si aspettava potrebbe esserci comunque un problema.
 
Da tenere presente che oltre alle aspettative che crei tu (anche per attirare, giustamente, la partecipazione di più persone) ci sono quelle 'standard', che si riferiscono cioè a ciò che viene comunemente associato all'idea di evento.
 

Cosa fare per non deludere i partecipanti di un evento

 
#1- Non annunciare grandi soprese (se non saranno effettivamente grandissime)
Poniamo il caso che sei riuscito a ingaggiare come 'ospite' della convention un personaggio noto, ma non notissimo: un calciatore di media bravura e di qualche campionato fa, un nome dello spettacolo che non hai mai sfondato veramente, qualcuno che alcuni delegati potrebbero addirittura non conoscere. La cosa peggiore in questo caso sarebbe giocare sull'effetto sorpresa, creare suspence annunicando la presenza di un ospite senza rivelarne il nome come se fosse qualcuno dal sicuro effetto wow. I delegati si potrebbero aspettare una vera star, che non ci sarà. In casi come questi sarebbe dunque meglio incuriosire sì, magari dando qualche informazione sul personaggio, ma con attenzione.
 
#2- Non farli aspettare
Hai presente quando sei invitato a un matrimonio, sei nella location del ricevimento, l'aperitivo è pronto, lì davanti a te, ma non si può iniziare a mangiare perché gli sposi non sono arrivati? Non c'è niente di peggio e questo vale anche per i partecipanti alla tua convention. I momenti di attesa sono percepiti come perdite di tempo, fanno scemare l'adrelanina che magari hai fatto tanta fatica a creare con un'attività ben costruita, disperdono l'attenzione. Il ritmo è tutto. Attenzione, non ci riferiamo a un po' di "tempo libero", che è sempre bene accetto, ma a ritardi, 'buchi' nel programma, ecc.
 
#3- Lasciare al caso networking e engagement
Fare incontri professionali, approfondire conoscenze, confrontarsi e confrontare il proprio lavoro: gli eventi aziendali sono spesso un'ottima occasione per fare networking e chi li organizza non può darlo mai per scontato. Diventa dunque molto importante prevede momenti di networking che non siano lasciati al caso, ma pensati e guidati, così come deve essere guidato l'engagement, ovvero il grado di coinvolgimento dei partecipanti, sia nelle varie fasi dell'evento sia che si tratti di engagement sui social media.
 
#4- Scegliere team building non adatti ai partecipanti
Ti potrà sembrare banale, ma per scegliere le attività di team building più adatte al contesto della convention non basta pensare a quale è il tema dell'evento, a quali sono gli obiettivi di comunicazione, ecc. Serve conoscere le persone che hai invitato: ovviamente più il numero di partecipanti coinvolti è alto e più sarà difficile tagliare un team building su misura, ma anche questa alla fine potrà essere un'indicazione. Con tante persone coinvolte infatti sarebbe meglio non scegliere attività "estreme" come un percorso di sopravvivenza difficile o una biciclettata di molti chilometri. Meglio indirizzarsi su giochi di squadra indoor che coinvolgano magari più la fantasia che la forza fisica. Viceversa, se il gruppo è piccolo, è indispensabile comprendere se c'è l'omogeneità necessaria a proporre qualcosa di molto specifico, che sicuramente potrà colpire anche per una certa originalità.
 
#5- Non prestare sufficiente attenzione alla qualità del cibo 
Se qualcuno ti racconta di essere stato in vacanza da qualche parte, tra le prime domande che gli fai non c'è praticamente sempre "Come hai mangiato?". Ebbene sì, la memorabilità di un evento si misura anche dalla qualità della proposta gastronomica. Anche questa è una regola generale difficile da smentire, eppure non sempre si dà a quello che viene servito in tavola il giusto ruolo. Attenzione, non si tratta della sola cena di gala. Chi partecipa a una convention vorrebbe mangiare bene anche nei diversi lunch e light dinner previsti, bere un buon cocktail nell'incontro a bordo piscina o un buon caffè durante la pausa. 
 
#6- Non curarsi della destinazione
Come dicevamo a inizio articolo partecipare a un evento come una convention aziendale è per il delegato un notevole investimento di tempo. Di sicuro appeal sono location e destinazione, ma sarebbe deludente se non irritante passare due o tre giorni in un luogo senza avere la possibilità di conoscerlo. A volte, quando i programmi sono molto intensi, si lascia alla destinazione un ruolo marginale, proponendo magari solo prima della serata di gala un tour della città o dei dintorni. In realtà anche la convention più "classica" può essere un'occasione per fare vivere ai partecipanti le atmosfere del posto. Quello che conta è cercare uno spunto autentico: nessuna destinazione se ben presentatata deluderà a prescindere, la sfida è proprio quella di saperla raccontare, di farla vivere il più possibile.