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Come scrivere gli inviti per un evento: le istruzioni passo a passo

Come scrivere gli inviti per un evento: le istruzioni passo a passo

Scrivere l'invito per un evento corporate, un congresso, un corso di formazione, può sembrare qualcosa di molto semplice, ma non c'è nulla da dare per scontato. Servono infatti almeno due accorgimenti, e cioè attenzione e creatività da dosare in parti non uguali a seconda che l'evento in questione sia più formale o più d'intrattenimento.

In realtà l'attenzione ci vuole sempre naturalmente, poiché in un invito non possono mancare quelle informazioni indispensabili che permettono a chi lo riceve di sapere tutto il necessario – a partire da luogo e tempo – ma anche di potere confermare la propria presenza in maniera semplice.
 
Per quanto riguarda la creatività, invece, è senz'altro da prevedere un modo per attirare l'invitato, fargli percepire di essere indispensabile, spingerlo a confermare la sua partecipazione.

Ma come fare a fare tutto ciò in maniera equlibrata e soprattutto vincente? 

L'invito all'evento: come organizzarlo

Prima di inviare un invito vero e proprio è apprezzabile mandare quello che si chiama Save the date. Si tratta di un premomoria che ha l'obiettivo di fare mettere in agenda l'evento, specificando che verrà seguito dall'invito definitivo. Ma anche il Save the date va scritto a regola d'arte, meglio se con una grafica piacevole, e soprattutto con i contatti a cui rivolgersi per qualunque informazione l'eventuale partecipante abbia necessità di conoscere fin da quel momento.

Altra questione che si pone da subito è come inviare l'invito, ovvero se è meglio via e-mail o cartaceo. Una questione che a molti potrà sembrare superata, ma meglio specificare. Sicuramente – a meno di inviti superufficiali come per un gran galà – l'invito che tutti si aspettano di ricevere è quello via e-mail. Al cartaceo si lascia infatti solo il compito di ribadire un'estrema ufficialità, ma praticamente è la mail a facilitare iscrizioni, adesioni e a veicolare in maniera efficace tutte le informazioni necessarie. 

Come scrivere una e-mail di invito a un evento

Concordato che l'invito sarà spedito via e-mail, sarà importante curarne la forma, a partire dall'oggetto della e-mail stessa. Accattivante, chiaro, pragmatico: l'oggetto della e-mail deve invogliare il ricevente ad aprirla, ma non dovrà essere soltanto molto convincente. Dovrà anche fare capire bene il contenuto, scrivere la parola invito e il nome dell'evento è la soluzione vincente.
 
Anche il contenuto dovrà avere la giusta dose di creatività, direttamente proporzionale alla creatività coinvolta nell'evento, e il giusto registro linguistico in una range che va da molto formale a informale, a seconda, anche qui, dell'evento in questione. Un congresso medico potrà avere un invito formale, per un cocktail party ci si aspetta qualcosa di più accattivante. 

Ma l'invito, oltre a catturare l'attenzione dell'invitato, dovrà naturalmente essere esaustivo e contenere tutte le informazioni necessarie: ovviamente date e luogo, come raggiungere l'evento, come fare a rispondere e l'accesso a tutti quei tool che spesso sono associati all'evento b2b, a un congresso, a un corso di formazione, ovvero il link alla app dell'evento, al modulo di iscrizione, alla registrazione, e così via.

Resta inoltre da valutare un'altra questione: l'invito va spedito in pdf o in html? Ovvero, l'invito va allegato (e in questo caso è consigliato il pdf) oppure incollato al corpo della mail. Sembrano dettagli, e lo sono, ma possono fare la differenza. Se si sceglie di mandare l'invito in allegato è bene prevedere un testo della e-mail che lo introduca, se si preferisce mandar l'invito incollandolo alla e-mail, è da valutare che spesso i sistemi di posta elettronica bloccano le immagini e chiedono all'utente di sbloccarle a mano, cosa che rende meno immediata la visione dell'invito.
 
Infine, non si deve dimenticare di inserire tutte le informazioni che serviranno al partecipante nel corso dell'evento stesso. Facciamo degli esempi. Nel caso di una convention aziendale, servirà avere il programma con i momenti sociali per sapere quali dress code sono richiesti, informazioni generiche sulla destinazioni e sull'alloggio. Anche per una cena di gala serve conoscere il dress code, mentre per un corso di formazione gli argomenti che saranno trattati in dettaglio.

Naturalmente, ci sono delle informazioni che nemmeno l'organizzatore è in grado di dare al momento dell'invito. In quel caso, basterà informare gli invitati che ulteriori dettagli su particolari aspetti verranno dati in seguito. A quel punto l'organizzatore dovrà inserire nella sua check list un reminder da mandare più avanti.