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Post evento: cosa fare per un follow up di successo

Post evento: cosa fare per un follow up di successo

L'evento è finito, tutti vanno a casa. E ora? L'event planner ha terminato il suo lavoro? Certamente no. Il post evento è a tutti gli effetti parte integrante della gestione di un evento, anzi è una parte delicata che se affrontata in maniera sbagliata potrebbe danneggiare e non poco la percezione dell'evento stesso.

Questo può essere vero per diversi motivi, che spaziano dalla condivisione dei contenuti – anche didattici per esempio nel caso di un corso di formazione – all'aspetto più legato alla sfera emotiva. In generale, rivivere emozioni, rivedersi in una foto o in un video, sentirsi di nuovo, o in alcuni casi, ancora più protagonsiti che durante l'evento stesso piace moltissimo ai partecipanti, a tutto beneficio di un engagement a lunga durata.
 
Ecco allora che con qualche semplice accorgimento sarai sicuro di non deludere i tuoi delegati.

Follow up di un evento: cosa fare

 
#Registra i partecipanti: il follow up di un evento incomincia... prima dell'evento. Ovvero: applicati molto bene nella registrazione dei partecipanti così da essere sicuro di essere in possesso di dati corretti e dei contatti aggiornati. Organizzali fin da subito così che non ti resterà che utilizzarli al meglio una volta che l'evento sarà terminato.
 
#Ringrazia i partecipanti: ricevere un ringraziamento per avere partecipato a un evento fa sempre piacere e ci fa sentire 'pensati'. Ringrazia sempre chi è venuto al tuo evento e fallo nella maniera meno anonima possibile. Puoi inviare una e-mail e in questo caso preoccupati che sia indirizzata a ognuno con il proprio nome. Anche i social media posso essere utilizzati per i ringraziamenti, in questo caso potresti pubblicare un messaggio generico sulla pagina dell'evento e utilizzare invece il sistema di messaggistica privata per un ringraziamento più personalizzato.
 
#Condividi i contenuti visual: chi non ama rivedersi in una foto o in un video? Anche chi si schernisce e dice di no, probabilmente. Ecco allora che condividere dei contenuti visual – ovvero immagini e video – è un buon metodo per 'rinfrescare la memoria' e fare rivivere le emozioni dell'evento. Non solo. Diventa infatti essenziale creare contenuti visual durante l'evento stesso, proprio per riproporli nel post-evento. Ti dovrai dunque preoccupare di ingaggiare un giornalista, un fotografo, un video maker che durante l'evento realizzino interviste, raccolgano commenti, evidenzino i momenti salienti, e così via. 
 
#Condividi il materiale didattico e i contenuti: divulgare i contenuti dell'evento è essenziale. Da un punto di vista didattico - dopo un corso di formazione per esempio – appunti aggiornati, dispense, e tutto quello che non era fino a quel punto stato consegnato ai partecipanti va condiviso quanto prima. Ma un follow up dei contenuti è necessario anche dopo un convegno, un congresso, una convention, una presentazione stampa, un lancio di prodotto e qualsiasi altro evento in cui qualcuno abbia tenuto un discorso, fatto una presentazione e così via.
 

Post evento: come condividere i materiali

#Social: i social media sono oramai un canale sdoganatissimo anche per gli eventi b2b. Sulla pagina FB dell'evento per esempio è possibile condividere quello che abbiamo definito i contenuti visual dell'evento, ma anche pubblicare link ad altri media per scaricare materiale, contenuti e così via. Anche Instagram si presta come è noto alla condivisione visual, ma è anche la raccolta e la riorganizzazione del materiale social che i partecipanti stessi hanno prodotto durante l'evento a potere essere condiviso: per esempio una raccolta dei migliori tweet, delle immagini più belle, ecc.
 
#Blog aziendale/intranet: dove condividere tutto ciò, oltre che sui social, che comunque – ricordiamolo sempre – non è un canale di nostra proprietà e dunque non permette una gestione autonoma dei contenuti? L'ideale sarebbe per esempio avere un blog aziendale dove riorganizzare tutto quello che abbiamo detto sui materiali post-evento, dove i partecipanti possono continuare a commentare e in qualche modo a essere parte attiva. Anche l'intranet può essere utilizzata in questo senso, mentre nel caso di un evento non corporate per esempio l'app di un evento potrebbe essere una soluzione valida.

#Mail: l'invio via e-mail può essere un mezzo diretto e personalizzato efficace per quanto riguarda soprattutto materiali didattici e di contenuto.