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5 app che il meeting planner deve avere sullo smartphone

5 app che il meeting planner deve avere sullo smartphone

Un evento può essere molto complesso da gestire: bisogna seguire procedure, moduli, iscrizioni, organizzazione dei partecipanti, report e così via e tutto ciò comporta un controllo certosino e un'attenzione molto elevata, oltre che un metodo che funzioni e permetta di arrivare al giorno dell'evento senza brutte sorprese.

 
Per organizzare un evento un supporto molto importante da questo punto di vista è dato dai software gestionali e dalle app specifiche o create ad hoc che possono essere utilizzate a supporto di tutta la fase gestionale di eventi complessi, come sono per esempio i congressi medici, ma anche di altre tipologie.
 
Ma non è di questo che vogliamo parlare in questa occasione, bensì della tecnologia che puoi trovare facilmente sul tuo smartphone, ovvero alcune applicazioni che possono supportare il tuo lavoro di meeting planner agevolandolo in qualche semplice dettaglio, e potrebbero esserti utili anche al di fuoi del campo lavorativo.
 

5 App che i meeting planner devono avere sullo smartphone

  • Evernote: sappiamo quanto siano preziose le check list per organizzare un evento. Questa applicazione funziona come un vero e proprio organizer, permettendo di creare to-do list, calendari e agende, di prendere appunti, di organizzare i nominativi dei tuoi contatti professioanli archiviando anche i loro biglietti da visita, archiviare documenti. La app permette anche di rendere digitali gli appunti presi a penna. Il tutto può essere condiviso da smartphone, computer e tablet.
  • CamScanner: è come avere un piccolo scanner in tasca. Troviamo questa app interessante perché permette di evitare quelle poco professionali foto di documenti che inviate come allegato di una mail di lavoro non fanno fare bella figura. La funzione principale di questa app è quella di creare un pdf dalla foto (che potrebbe essere per esempio quella di un documento di identità, di un documento firmato, ecc.) elimindandone i difetti di inquadratura, di luce e così via.
  • Telegram: è una valida alternativa a Whatsapp. Le funzioni sono praticamente quelle della più celebre applicazione di messaggistica istantanea, e anche per questo tool per registrarsi serve solo il numero di telefono e allo stesso modo si può essere contattati solo da chi l'ha scaricata. Si può utilizzare però in cloud, quindi potrai avere chat sincronizzate su telefono, computer e tablet ed è possibile caricare documenti fino a 1,5 GB.
  • Slack: organizzare un evento significa naturalmente lavorare in team. Ma non sempre il tuo team si troverà a lavorare in una stessa stanza, anzi, probabilmente ti capita più spesso il contrario. Slack è un'applicazione di messagistica istantanea per team molto utile per condividere appunti, idee, spunti per i progetti, informazioni: il tutto viene organizzato in argomenti visibili da tutti gli utilizzatori di uno specifico progetto in cui ognuno potrà aggiungere quello che desidera. Si tratta anche di una sorta di repository in cloud, con funzioni moderne adatte ai ritmi di lavoro rapidi che tutti noi sosteniamo al giorno d'oggi.
  • Hootsuite: forse hai già sentito parlare di questo tool che ti permette sia da computer sia da smartphone di gestire più profili social allo stesso momento. Questo strumentoi di social media management ti potrà essere utile se ti occupi dell'aspetto social del tuo evento, per aggiornare in tempo reale i profili, postare foto e commenti da un unico luogo. Tra le funzioni anche quella di programmare i post e accedere alle statistiche.