2573

Location
per eventi

11970

Sale
meeting

287

Agenzie
e servizi

10173

Articoli
e recensioni

9 cose che il meeting planner può gettare nel cestino

9 cose che il meeting planner può gettare nel cestino

La tecnologia ha cambiato il modo di rapportarsi al proprio lavoro per la maggiore parte di noi, qualsiasi lavoro facciamo. Ovviamente anche l'organizzazione degli eventi è stata letteralmente rivoluzionata dai cambiamenti tecnologici e lo è ancora a una velocità impressionante.
 
Anche se certe abitudini sono dure a morire e lo scontro generazionale, in ambito professionale, passa anche da come viene utilizzata la tecnologia, se fai il meeting planner sai quanto questa non possa essere ignorata e, anzi, nell'event planning essere innovativi è un must imprescindibile.
 
La tecnologia permette di fare grandi cose a un evento, ma non afferisce solo alle grandi strumentazioni e si può essere 'tecnologici' anche nelle piccole cose.
 
Precisiamo una cosa: anche io trovo irresistibili i libri di carta e preferisco stringere una mano che inviare una e-mail, ma ci sono abitudini e oggetti obiettivamente superati o che presto lo saranno, e soprattutto 'nuovi' (oramai non più tanto) modi di fare le stesse cose che semplificano la vita.
 

9 cose che non serviranno più agli organizzatori di eventi

 
#1 – Documentazione cartacea. In una buona parte dei casi è già stata ridotta: cartelle stampa, kit da distribuire ai congresso, ecc. sono già molto più digitali che in passato, ma mi capita ancora piuttosto spesso di ricevere risme di fogli a una conferenza stampa: di recente mi sono state per esempio consegnate fogli e fogli che contenevano soltanto un elenco di link da cui scaricare le immagini! Ma l'indicazione di utilizzare meno carta vale anche per il lavoro di tutti i giorni: oramai non si tratta di risparmiare qualche foglio, ma di avere totalmente un nuovo approccio, utilizzando per esempio sistemi digitali in cloud.
 
#2Powerpoint. Precisiamo una cosa: non siamo quelli delle crociate contro powerpoint. Si tratta a mio avviso di uno strumento utilissimo, alla portata di tutti e piuttosto user-friendly. Ma va bene per le riunioni tra colleghi, in azienda e non su un palco di una convention.
 
#3Fax. Ecco qualcosa che si dovrebbe davvero buttare via, non c'è più ragione per utilizzarlo oggi, soprattutto per prenotazioni, conferme di prenotazioni, ordini, ecc.
 
#4 – Biglietti da visita. Lo so che nei hai appena ordinati 500 e ti stai chiedendo perché li dovresti considerati obsoleti. Obiettivamente il biglietto da visita è ancora utilizzato negli incontri business, ma ce ne è sempre meno bisogno, per esempio per effetto di social come Linkedin che ti permettono di connetterti e restare connesso al tuo interlocutore da subito, fin dal momento della stretta di mano.
 
#5 – Badge. Ebbene sì, anche il badge tradizionale potrebbe avere le ore contate, o meglio, esiste già il suo successore pronto a toglierlo di mezzo: lo smart badge, che permette attraverso le diverse tecnologie 'smart' di ottenere per ogni partecipante un profilo completo, incluse naturalmente le presenze, per esempio nel caso di congressi medici in cui si devono conteggiare i crediti.
 
 
#6 – Questionari cartacei. Distribuisci alla fine di un evento un questionario di gradimento a tutti i partecipanti e quanti ne ricevi indietro? I questionari cartacei possono essere facilmente sostituiti in versioni digitali, da inviare con funzioni push dalla app dell'evento, oppure attraverso i social media, ecc.
 
#7 – Mappe e cartine. Dalla mappa della città in cui si svolge l'evento alla cartina della location, perché non approfittare del digitale, che non è solo la cartina che tutti possono avere sul proprio smartphone, ma soprattutto indicazioni digitali nella location stessa, attraverso video e tochscreen che avranno anche il vantaggio di essere interattivi.
 
#8 – Location con wi-fi mal funzionante. Avere una connessione a Internet efficiente e gratis è un must, ma non è purtroppo del tutto ancora scontato in tutte le location per eventi. Ovviamente il successo di un evento che punti (anche) sull'innovazione non può prescinderne.
 
#9– Cene con 15 portate. Con la tecnologia c'entra poco, ma è anche questa una scelta innovativa. Per i buffet o alle cene di gala 'abbondante' in termini di cibo ha smesso da un bel po' di essere sinonimo di 'buono'.