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Organizzare un evento: le professionalità coinvolte

Organizzare un evento: le professionalità coinvolte

Quante professionalità sono coinvolte nell’organizzazione di un evento? Naturalmente diverse e di diverso tipo, ma tutte concorrono al risultato finale in maniera determinante.
Gli aspetti coinvolti sono disparati, da quello organizzativo al quello logistico, da quello tecnico e tecnologico a quello comunicativo.
 
Si tratta dei cosiddetti fornitori, che spesso però sono dei veri e propri consulenti.

I mestieri della meeting industry: le professionalità coinvolte

 
Event manager: con questo termine a livello internazionale si indica l'organizzatore di eventi professionale in maniera generica, sia che lavori in un'azienda sia che abbia o lavori per un'agenzia. Specifiche della definizione generale possono essere i termini meeting planner, che può indicare sia l'organizzatore sia nel dettaglio i meeting planner d'azienda e Pco, acronimo che si riferisce alle agenzie di organizzazione congressuale.
 
Direttore marketing e comunicazione: un evento non è mai fine a sé stesso e soprattutto nel caso di un evento aziendale deve essere in linea con la comunicazione e obiettivi strategici condivisi. Per questo, il meeting planner dovrà confrontarsi con questa figura.
 
Agenzie di comunicazione/creativi: in un evento quasi mai manca l'aspetto creativo, quello che muove emozioni spinge sulla memorabilità. Per questo, è bene affidarsi a chi lo fa per lavoro.
Dmc: la destinazione conta moltissimo nell'organizzazione di un evento. Rivolgersi a un'agenzia che conosce il territorio in maniera approfondita permette da un lato di avere tutto sotto controllo dal punto di vista logistico e dall'altro di proporre attività ad alto valore aggiunto.
 
Traduttori simultanei: in occasione di congressi internazionali, meglio scegliere traduttori specializzati nelle materie che vengono trattate.
 
Hostess e steward: accolgono i partecipanti, li guidano, distribuiscono materiale didattico e informativo e svolgono una mansione che è più di una ‘bella presenza’, spesso parlano più di una lingua e si fanno interpreti primi di dubbi e imprevisti che riguardano i partecipanti.
 
Allestitori: spesso chi si occupa dell’allestimento è un vero e proprio consulente in grado di fornire supporto in fase di progettazione dal punto di vista creativo ma anche tecnico, grazie a un team di grafici, designer, elettricisti, tecnici e così via.
 
Fotografo: il fotografo professionista riceve un briefing dal committente e ha il compito di cogliere le immagini più significative per il racconto dell’evento. Belle foto sono indispensabili per una comunicazione vincente sui social ma anche nel follow up.
 
Regista: come il fotografo, il regista ha il compito di raccontare un evento attraverso le immagini, per un risultato finale emozionante e ad alta memorabilità. La regia è anche quella audio-visiva che coordinato lo staff dei tecnici, che permette sessioni parallele riprese per essere trasmesse in diretta o in differita in altre sale, che coordina la sessione plenaria.
 
Tecnici audio-video e luci: lo staff tecnico è indispensabile per la buona riuscita di un evento. Più è qualificato più avrai garanzia di risolvere in tempi brevi eventuali previsti e inconvenienti.
 
Fornitori di tecnologia: grandi schermi, led wall, proiezioni, video-mapping, tecnologia 3D sono solo alcuni esempi degli strumenti tecnologici che possono essere utilizzati per un evento ad alto impatto. Naturalmente le aziende che forniscono l’assistenza tecnica audio-video, luci e così via possono essere i giusti interlocutori anche come fornitori di queste tecnologie, ma servono realtà molto aggiornate.
 
Speaker professionisti: possiamo anche chiamarli anchorman o presentatori. Quello che conta è sapere scegliere il giusto speaker che risulterà indispensabile per mantenere alta l’attenzione della platea e condurre in maniera professionale l'alernarsi sul palco dei presentatori.
 
Social media manager e community manager: l’ingaggio dei partecipanti dal punto di vista social e non solo è l’obiettivo finale di questa professione, più recente di altre ma altrettanto importante, che definisce il successo dell’evento con un lavoro che copre le fasi di pre e post, e trova supporto durante l’evento stesso da altre figure professionali ancora non utilizzate spesso, come il blogger o lo storyteller professionale.