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Come girare il video di un evento: i segreti per non sbagliare

Come girare il video di un evento: i segreti per non sbagliare

Se non c’è il video, allora non esiste.”

Una volta ho letto questa frase, non so chi l’abbia detta ma, chiunque fosse, aveva senz’altro ragione.

Oggi (e qui dico cose ormai ovvie) con l’avvento degli smartphone, dei social network, della tecnologia alla portata di tutti, il video è entrato prepotentemente nella vita di tutti noi. Quasi non ne possiamo fare a meno.

Con quella frase suppongo intendessero dire che abbiamo un forte bisogno di poter immortalare i nostri momenti, le nostre esperienze di vita, di lavoro… Così che, una volta passata l’emozione di vivere la cosa dal vivo, ecco che non ci rimangono che il video e le foto per poter “rivivere” quel bel momento. Ed ecco perché sono qui a scrivervi due righe.

In qualità, voi, di organizzatori di eventi, e in qualità, noi, di produttori di video, vogliamo regalarvi qualche suggerimento e consiglio per poter avere un bel ricordo in video dell’evento per voi e per i vostri clienti. Che poi non sarà solo un ricordo ma, anzi, forse ancora più importante, è e sarà un servizio che potrete rivendere al cliente stesso, come prodotto aggiunto e inoltre vi tornerà utile con altri ulteriori potenziali clienti per mostrare loro cosa siete in grado di mettere in piedi e come lavorate. Non male no?

Video: le tre tipologie per gli eventi

Ci sono tre tipologie di video che solitamente vengono richieste in un evento:

  • video contributi, cioè quei video, ad esempio, che introducono lo speech dell’AD, o che fanno da tappeto mentre gli ospiti si accomodano in sala o l’intro che presenta l’azienda al suo pubblico, o il video reveal della sorpresa per cui l’evento è stato realizzato, etc. tanto per citarne alcuni;

 

  •  video diretta della convention, del simposio, della riunione ecc.;

 

  • (ultimo ma non ultimo) video backstage dell’evento, cioè quel video che racconterà tutto ciò che è successo quel giorno.

 

Come realizzare un video di backstage di un evento

Per realizzare un video di quello che accade 'dietro alle quinte' di un evento, ci sono alcuni “piccoli” accorgimenti da seguire. Anzitutto, fate un bel briefing (ma che ve lo dico a fare, questo già lo sapete).

Grazie a questo briefing, darete tutte le informazioni che vi serviranno per permettere all'operatore di inserire nel video stesso le cose a cui tenete particolarmente e si andrà a girare in maniera mirata, senza che l'operatore abbia ore e ore di girato per poi montare un video riassuntivo di 3 minuti che non vi può consegnare per “ieri”(e ve lo dico per esperienza!).

Insieme all'operatore dovrete stilare una scaletta con degli orari (anche più o meno approssimativi) di tutto ciò che accadrà durante l’evento: a che ora arrivano gli ospiti, a che ora inizia, a che ora parla l’AD, a che ora c’è lo spettacolo musicale, il coffee break, la cena, ecc. Questo perché aiuta gli operatori video che effettuano le riprese, ad essere pronti per non farsi sfuggire nulla. Mi raccomando, vi conosco, se potete non all’ultimo minuto, eh? Almeno il giorno prima, così gli operatori hanno anche il tempo di dargli un’occhiata e studiarsi delle strategie, dividendosi i compiti.

Poi, in base alle dimensioni dell’evento, cioè di quanti ospiti e quante situazioni avverranno all’interno, prevedete da uno a due operatori video o anche più, se serve, così che possano coprire con facilità l’intera area senza, poveri, doversi arrampicare tra la folla, correre la 100 metri ostacoli e magari perdersi l’intro dello speech dell’AD, che potrete senz’altro immaginare, è una cosa che non verrebbe perdonata!

Fate in modo di scegliere delle società di produzione video con un minimo di esperienza, così voi non dovrete pensare ad altro che a seguire le vostre cose e loro (noi) ci preoccuperanno di coprire tutto come da programma per fornirvi alla fine il bellissimo video del vostro evento.

Come ulteriore servizio, se fattibile, fate allestire una saletta di montaggio così che un ulteriore operatore possa piazzarsi lì e ricevere man mano il girato degli operatori in giro per la sala: potrà iniziare il montaggio mentre l’evento è ancora in corso.

A fine evento, consegnerete agli ospiti (che saranno sicuramente sorpresi) il video della serata! Noi lo abbiamo fatto con Ferrari Auto, Technogym e Italia On Line…

Ultimissima cosa: ricordate che gli operatori mangiano anche loro come tutti gli ospiti per cui, se volete farli stare ulteriormente bene e far sì che si trovino bene con voi, non fategli mancare il pasto prevedete un angolino, anche appartato, dove fargli trovare quello che mangerete voi.

Se poi li farete stare al tavolo con voi, avrete vinto!