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Come scegliere il room layout dell'evento

Come scegliere il room layout dell'evento

L'allestimento degli spazi in un evento cambia a seconda della tipologia, della location, delle aree a disposizione, del numero dei partecipanti.
Se in alcuni casi la scelta del layout della sala è praticamente obbligato, in altri una guida può essere d'aiuto.

Il layout della sala deve permettere ai partecipanti di ottenere il massimo dalla loro partecipazione all'evento in base e alle loro aspettative e all'obiettivo dell'evento stesso. Ognuno deve poter:
- ascoltare: l'ospite deve essere messo nelle condizioni di poter sentire e perfettamente cosa dice un relatore o il suo interlocutore.
-vedere: se ci sono lavagne o schermi, predisporre la sala affinchè siano visibili da ogni posizione.
- essere in uno stato di comfort: le persone devono permanere in una posizione comoda e in linea di massima poter muoversi agevolmente. Lo spazio deve essere sufficiente per sentirsi a proprio agio. Giovano un ruolo importante anche l'illuminazione e la temperatura della sala.
-interagire con gli altri: il partecipante deve poter comunicare senza difficoltà con i suoi interlocutori (a seconda della tipologia dell'evento)

Esiste anche una sorta di “psicologia del layout”. Diversi studi hanno dimostrato che, insieme all'illuminazione, ai colori, alla temperatura della sala, anche la disposizione di tavoli, tavolini e sedie aiuta a mettere a proprio agio le persone coinvolte: linee morbide e curve, ad esempio, tendono a creare spazi più piacevoli e attraenti.

Alcune disposizioni sono predefinite – in linea di massima, in una cena di gala gli ospiti siedono attorno a tavoli rotondi e un congresso prevede un palco dove siedono i relatori -, ma è bene sapere, per incontri più contenuti, che le forme circolari creano un senso di apertura e implicano l'assenza di un leader, che invece siederà a capotavola in un tavolo rettangolare, in una posizione gerarchica ben definita.

Per decidere la disposizione della sala, bisogna tenere bene a mente la tipologia dell'evento: la platea è adatta all'ascolto e permette di accogliere un numero maggiore di ospiti, ma limita l'interazione sia tra i singoli partecipanti sia tra gli ascoltatori e i relatori.

Pregi e limiti di ogni allestimento per meeting

Prima di organizzare un evento, è bene sapere che a volte il numero relativo alla capacità dei partecipanti divulgato dalla struttura è un po' ottimistico, e non c'è niente di peggio che sentirsi soffocare per ore o non avere una buona visibilità del palco o della lavagna (ad esempio in sale molto lunghe e strette) durante un corso di formazione. Quando visiti la struttura, per il tuo evento, valuta attentamente lo spazio per come sarà dopo essere stato allestito, e assicurati che ogni partecipante sia sempre in uno stato di comfort ottimale.

Ecco le tipologie di disposizioni più comuni:

Platea
Detta anche “a teatro”, le sedute sono tutte rivolte verso un palco o un punto centrale e sono solitamente disposte in file parallele.
È la disposizione che permette l'accesso (seduto) al maggior numero di partecipanti e predispone all'ascolto.
Si utilizza per presentazioni formali, conferenze ed eventi con molti oratori. Permette un'interrelazione dei partecipanti limitata.

Classe
La disposizione è come quella a platea, ma con sedute dotate di un banco su cui appoggiare block notes o pc per lavorare o prendere appunti.
Si usa per corsi di formazione, seminari e seminari interattivi.

Cena di gala
Gli ospiti sono seduti intorno a tavoli rotondi di dimensioni diverse che solitamente hanno dalle 6 alle 14 sedute.
Viene utilizzato per cene formali o di gala.
A volte questa disposizione può essere scomoda se i partecipanti devono rivolgersi a un punto centrale (ad esempio un palco) per un periodo prolungato.

A mezzaluna
Simile alla precedente, questa disposizione lascia libera una estremità del tavolo, proprio per dare modo ai partecipanti di avere una chiara visione del punto centrale, come un'area di presentazione.
Rispetto alla cena di gala, si presta a situazioni meno formali e più interattivi, come conferenze, eventi formativi, workshop, premiazioni.

Ferro di cavallo
Tavoli e sedie sono posizionati a formare la lettera U, una estremità resta aperta e il pubblico è rivolto verso l'interno.
Questa disposizione permette a chi si trova nel punto centrale di spostarsi agevolmente e di interagire con gli ospiti o i partecipanti.
Per riunioni con piccoli e medi gruppi, per presentazioni o corsi di formazione.

Boardroom
Gli ospiti siedono intorno a un unico grande tavolo, di forma rettangolare o ovale, con tutti i partecipanti seduti attorno e rivolti verso l'interno.
Per riunioni o cene di piccole dimensioni, brainstorming.

Desk
Un tavolino – rettangolare o rotondo – con poche sedie attorno per far sedere da due a quattro persone.
Perfetto per incontri one to one.

Cocktail
Gli ospiti stanno in piedi e sono liberi di muoversi. Solitamente sono previsti tavolini su cui appoggiarsi e talvolta delle sedute.
Per eventi di breve durata, ricevimenti, networking.

 

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