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Gli sbagli che l'organizzatore di eventi non deve commettere... mai!

Gli sbagli che l'organizzatore di eventi non deve commettere... mai!

La legge di Murphy vale per tutti. Quindi, caro meeting planner, tu non ne sei immune: se qualcosa può andare storto il giorno dell'evento, probabilmente lo farà.

Il segreto per aggirare questa dura legge consiste nel prevedere quello che di peggio potrebbe succedere ed evitarlo. Come? Con una pianificazione più che perfetta!

Se sei un esperto, probabilmente sai già bene come muoverti. Ma se sei alle prime armi, stai particolarmente attento a non incorrere in alcuni errori che potrebbero mettere a rischio la riuscita dell'evento e, anche, la tua carriera!

In qualità di organizzatore di eventi, dovresti essere consapevole di quali siano gli sbagli più comuni in cui non incappare... MAI!

Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti ad evitare veri e propri disastri.

Gli errori più comuni nell'organizzazione di un evento

Comunicazione poco attenta
Si tratta dell'errore più comune nella pianificazione di eventi: una cattiva comunicazione è spesso il risultato di una mancanza di attenzione ai dettagli. Comprende sia la comunicazione con il tuo team sia quella con i fornitori. Devi sempre assicurarti che ognuno abbia ben presente cosa ti aspetti da loro e in che tempi.

Cattiva gestione del tempo
L'organizzazione dell'evento diventa sempre più una corsa contro il tempo: richieste dell'ultimo minuto, cambiamenti di programma sono situazioni che ti trovi a dover gestire sempre più spesso. In ogni caso, devi riuscire ad organizzare tutto alla perfezione e concludere tutti i preparativi con mezz'ora di anticipo rispetto all'arrivo del primo partecipante!

Affidarsi solo ai documenti
Fogli di calcolo, messaggi di posta elettronica, immagini di ogni tipo possono descrivere numeri e dettagli della location, ma per avere un'idea molto più precisa è necessario fare un sopralluogo insieme al cliente e percorrere con lui, quando possibile, l'intero itinerario, discutendo ogni momento e dettaglio come se l'evento stesse avvenendo davanti a voi.

Dimenticare di confermare i fornitori
Spesso i tuoi fornitori servono più clienti contemporaneamente, per cui può darsi che si dimentichino alcune scadenze. Cerca di avere sempre una conferma verbale o, meglio, via posta elettronica, da tutti i fornitori, 48-24 ore prima del momento in cui devono entrare in azione.

Non conoscere i “vicini”
Chiedi chi condividerà le stesse aree comuni e le risorse pubbliche con te il giorno dell'evento e chiedi il contatto di un referente. Potrai contattarlo nel caso di problematiche da risolvere urgentemente.

Non avere un “piano B” (gestione degli imprevisti)
Se una cosa può andare male, lo farà, cita la Legge di Murphy. E tu, meeting planner, devi prevedere tutto ciò che potrebbe farlo e pianificare ogni soluzione possibile. Il sistema di registrazione o di proiezione potrebbero non funzionare, i posti auto potrebbero non essere sufficienti, il maltempo potrebbe rovinare una festa all'aperto: sono imprevisti difficili (a volte impossibili) da prevedere e da gestire nel giorno X. Devi avere pronti i “piani B” almeno due settimane prima dell'evento, e prevedi anche un metodo di comunicazione della disdetta nel caso l'evento debba essere annullato.

Gestione dei trasporti inefficiente
Il sistema di trasporto di tutti i partecipanti deve essere organizzato alla perfezione: controlla passo a passo che non ci siano intoppi, soprattutto quelli dell'ultimo minuto.

Segnaletica confusa
Non c'è niente di più irritante per i partecipanti a un evento che non avere indicazioni chiare su dove si svolgerà la prossima presentazione o dimostrazione. Assicurati che le informazioni e la segnaletica siano chiarissime, leggibili (in tutte le lingue) e comprensibili.

Personale insufficiente
Il personale presente all'evento deve essere adeguato al numero dei partecipanti. La mancanza di supporto, nonostante costituisca una voce importante nel budget, potrebbe causare problemi che ti costerebbero poi ben più cari di quanto immagini.

Restare a corto di materiale
Fai un elenco dettagliato di tutto il materiale che ti servirà in sede di evento e dello spazio per trasportarlo, imballaggi compresi. Controlla due volte di avere tutto il necessario prima di partire.