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La location fa l'evento, ecco i trucchi per sceglierla senza errori

La location fa l'evento, ecco i trucchi per sceglierla senza errori

Se “l’abito non fa il monaco” è altresì vero che “la sede fa l’evento”! Le decisioni da prendere in fase di organizzazione di un evento sono davvero tante, ma la scelta della sede è una di quelle che ha maggior impatto sul risultato dell'evento stesso.

Alla base della buona organizzazione di un evento - una festa, un happening, un congresso - è necessario fare un’analisi approfondita dell’evento e delle sue peculiarità.

Il tempo dedicato all’analisi non è tempo perso: sarete ripagati in fase operativa! Vi è mai capitato di dover selezionare una sede in una destinazione che non conoscete affatto? Come fare a scegliere la location giusta?

Come scegliere la location a seconda dell'evento

Il primo consiglio è quello di affidarsi a internet e al vecchio sistema del passaparola. Se da un lato internet è una fonte inesauribile di informazioni, dall’altro bisogna saperle valutare con cura, e i “rumors” di settore possono essere di grande aiuto. Per questo è molto importante prestare sempre e in ogni occasione attenzione ai feedback di colleghi, competitor e fornitori. I fornitori abituali, quelli con sui si ha un rapporto di fiducia, possono essere una fonte strategica di informazioni. Vivono infatti la location dal punto di vista operativo e pertanto possono mettere in luce gli aspetti positivi e negativi della sede.

Altro strumento molto utile sono i database di ricerca/individuazione di venue, come quello di MeetingeCongressi.

Nella scelta della location bisogna tenere presente alcuni criteri quali l’area di pertinenza. Si tratta di un congresso scientifico nazionale o internazionale, di un lancio di prodotto, di un evento corporate o di una cena di gala? I parametri da tenere in considerazione sono la tipologia dell'evento, il periodo in cui si svolge, il numero di partecipanti e il target a cui si rivolge. Non proponete una sede priva di aria condizionata per un evento a luglio, a meno che non vi troviate al Polo Sud! L’evento corporate per esempio spesso ha bisogno di una location dove creare l’effetto "wow", mentre il congresso scientifico è in un qual senso più sommesso, basic.

Quando è possibile, quando l’evento non è one spot, uno degli elementi da considerare è il background dello stesso. Nelle edizioni passate il congresso si è svolto in un congress centre, università, sale meeting di un hotel? Aspetto questo da non sottovalutare in quanto ognuna di queste location presenta delle caratteristiche ben precise.

La partecipazione all’evento è in fase di flessione o di incremento? Attenzione a non sovrastimare la partecipazione al proprio evento. Location di grandi dimensioni per piccoli eventi danno la sensazione di dispersione e scarsa partecipazione. D’altro canto location troppo piccole danno la sensazione di disagio e disorganizzazione.

Cercate di analizzare anche le criticità incontrate nelle edizioni precedenti oltre, ovviamente, ai desiderata del cliente.

Altro aspetto da tenere sempre più in considerazione è l’accessibilità, intesia sia in termini di accessibilità della destinazione (i collegamenti con aeroporto/stazione ferroviaria, mezzi pubblici, ecc.), sia in termini di accessibilità della sede stessa. In questo caso bisogna prestare molta attenzione a eventuali barriere architettoniche. Oggi come oggi è sempre più importante organizzare eventi “all inclusive” nel senso fruibili da tutti.

Altri aspetti da tener presente per la scelta della sede: in caso di evento della durata di più giorni, la distanza dagli hotel. La location è walkingdistance? E’ necessario prevedere un servizio trasferimenti? La sede ha fornitori in esclusiva? Qual è la reputazione dei fornitori?

Mai come oggi, poi, la predisposizione del wi-fi è prerogativa della buona organizzazione di un evento. Importante è quindi verificare anche la portata del wi-fi, considerando una media di 2 devices a partecipante (tablet + smartphone) la presenza di uno staff altamente qualificato e preparato che sappia gestire con professionalità l'evento.

La scelta di una sede è (spesso) determinata dal budget, che deve comprendere anche i servizi ausiliari, esclusivi e obbligatori della location. Infine, per raggiungere il successo dell’evento, è importante instaurare un clima di fiducia con il proprio cliente facendo in modo che si lasci guidare nelle scelte anche della sede.