2579

Location
per eventi

11992

Sale
meeting

289

Agenzie
e servizi

10201

Articoli
e recensioni

Richieste dei meeting planner agli hotel: creative, simpatiche e imprevedibili

Richieste dei meeting planner agli hotel: creative, simpatiche e imprevedibili

Chi lavora in hotel è abituato a soddisfare ogni tipo di richiesta. Secondo il mantra che “il cliente ha sempre ragione” direttore e staff si fanno in quattro per procurare il cibo preferito anche se è fuori stagione, la crema del viso introvabile dimenticata a casa, e se fosse necessario potrebbero anche pensare di fermare un aereo in partenza per permettere al loro cliente ritardatario di salire a bordo.

Quanti, ma quanti aneddoti ogni direttore d’albergo, ogni maitre, ogni addetto alla reception potrebbe raccontare!

Un po’ con questo pensiero in testa, abbiamo pensato a te, caro meeting planner, chiedendoci chissà se ti è mai capitato di fare qualche richiesta non esattamente canonica alla location che ospitava il tuo evento…

Abbiamo interpellato i diretti interessati, gli albergatori, chiedendo loro, in occasione dell'edizione autunnale del Full Contact Meeting Planner 2017 che si è appena conclusa a Rapallo, quali richieste "strane" ricevono da chi organizza eventi nelle loro strutture.

Ecco cosa è emerso, tra richieste piuttosto assurde, magari un po’ difficili da realizzare per lo staff, o più semplicemente divertenti.

Le richieste dei meeting planner alle location

“Tempo fa ci siamo trovati a gestire un’emergenza piuttosto particolare” ci spiegano Viviana Cuscusa e Michela Pani, rispettivamente responsabile Mice ed event manager Congress & Incentive Department del Pullman Timi Ama Sardegna. “Un gruppo di persone asiatiche ci ha chiesto una location non convenzionale per un meeting. Doveva essere outdoor e hanno scelto un gazebo che di solito utilizziamo per attività di fitness. Nessun problema fino a qui, ma quando i raggi del sole hanno iniziato a filtrare colpendo le persone in riunione, è stato il panico! Per i partecipanti sentire il sole addosso era insopportabile e abbiamo tamponato l’emergenza coprendo letteralmente il gazebo con plaid a scacchi… non il massimo dell’estetica forse, ma ha funzionato e tutti sono rimasti contenti!”.

E poi c’è il meeting planner che si fa il preventivo da solo… “Giusto qualche giorno fa abbiamo ricevuto una lunga mail da parte di un nostro cliente… era il preventivo per un evento che organizzerà nella nostra struttura, ma il bello è che se lo era fatto tutto da solo!” racconta divertita Silvia Ibba di Delphina Hotels & Resorts. “Non mancava nemmeno un dettaglio – come dovevano essere le divise dei camerieri, le quotazioni per il pranzo, il prezzo del quattro stelle per il cinque stelle. Ovviamente alla fine gli andremo incontro e le sue richieste non sono poi così folli, ma certo gli chiederemo anche se vuole venire a lavorare con noi in ufficio!”. 

"Richieste strane da parte degli organizzatori di eventi? Il trucco è fermarli prima” è la soluzione di Marco Zanella, Sales & Marketing manager di Geco Hotels. “Spesso le richieste meno realizzabili che riceviamo sono relative al food & beverage. Magari per motivi di spazio e di tempo diventa impossibile realizzarle, ma con calma si riesce sempre a trovare una soluzione e non si arriva mai allo stato di emergenza. Insomma, se l’amministratore delegato è patito di baccalà e l’evento a luglio… l’accostamento con la polenta non è consigliabile!”. L’argomento vincente? “Si spiega che si rischia un flop e troviamo il modo di conquistare la loro fiducia” conclude Zanella.

Ma se sei un event planner, ne avrai sentire delle belle anche tu!

Cosa vogliono i meeting planner dalle location

Sì perché con le richieste assurde agli organizzatori eventi si potrebbe fare un’enciclopedia. E quando si tratta di strutture, cosa stupisce gli event planner?

Quelli più navigati potrebbero rispondervi che non c’è nulla che non abbiano già visto nella loro carriera, ma di sicuro tutti sanno cosa da una location ci si deve sempre aspettare…

Per esempio spazi non convenzionali e adibiti all’intrattenimento, luoghi dedicati al benessere dei partecipanti e al loro relax, hanno sottolineato i buyer presenti al Full Contact Meeting Planner. Ma anche il giusto dialogo con il territorio, proprio nell’ottica di offrire, per ogni evento, una vera e propria esperienza con un alto tasso di memorabilità.

“Durante i nostri eventi non ammetto nessun intoppo dal punto di vista tecnologico” ci spiega Carla Campana di Kantar Tns. “Una presentazione che si inceppa, un video che non parte sono imprevisti inaccettabili, soprattutto se si ha davanti un audience di alto livello. E anche il catering per me è fondamentale per la buona riuscita di ogni evento. Mi arrabbio se noto che il servizio non è all’altezza e se non ci sono i tempi giusti, oltre ovviamente a un buon cibo e a una bella presentazione…”.

E c'è anche una morale della favola: che non ogni richiesta viene per nuocere. A volte infatti sono proprio le realizzazioni più belle a nascere da idee solo apparentemente non usuali. 

Che pensereste di una mini-convention sott'acqua? "Abbiamo organizzato il classico battesimo dell'acqua – ci racconta Ester Tamasi, marketing manager di Malta Tourism Authority. "I primi cinque metri sott'acqua per fare comprendere quanto conta, anche all'interno dell'ufficio, la comunicazione non-verbale. Il diving ha gestualità tutte sue e mentre all'inizio tutti e 10 i partecipanti erano piuttosto tranquilli, durante la fase di briefing hanno realizzato che stavano per affrontare qualcosa che li avrebbe messi davvero alla prova... Niente panico però, perché l'attività è andata benissimo e anche quello che all'inizio sembrava impossibile è stato svolto con tanta soddisfazione e il pieno raggiungimento dell'obiettivo".