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Come organizzare riunioni efficaci: 4 esercizi contro spreco e noia

Come organizzare riunioni efficaci: 4 esercizi contro spreco e noia

Sappiamo molto bene come le riunioni possono trasformarsi in un incubo, non solo perché facilmente diventano l’ennesima perdita di tempo, ma anche perché a volte ci si ammazza dalla noia.

Questo ovviamente porta a un calo della produttività dei partecipanti, che potrebbero seccarsi sì perché non sono direttamente interessati all’argomento della discussione, ma anche per il modo in cui viene presentato.

Idee creative e novità possono rianimare una riunione e rendere un meeting efficace. Ma potresti ricorrere più semplicemente all'utilizzo di stratagemmi e strumenti che tengano lontani noia e scarsi risultati.

 

Meeting cost calculator: cosa è e come si usa

Il tempo è denaro! Sei d’accordo? Allora vietatissimo sprecarlo, soprattutto in una riunione. Per questo, il mondo digitale ti viene in aiuto e potrebbe salvarti da riunioni improduttive e senza via di scampo.

Esiste infatti il meeting cost calculator, ovvero uno strumento che ti permette di calcolare il costo effettivo di una riunione per l’azienda.

Sapevi che uno studio di time budgeting della società di consulenza Bain &Company ha calcolato che una riunione settimanale dei manager di medio livello è costata a un’azienda qualcosa come 15 milioni di dollari in un anno.

Per utilizzare un meeting cost calculator la cosa più facile è scaricare una App tra quelle che si trovano online, molte sono gratuite. Noi ne abbiamo provate alcune e in media funzionano tutte così: bisogna inserire il salario medio dei partecipanti, quante persone partecipano alla riunione, l’ora stimata della fine di una riunione e fare partire i contatori del tempo e del costo.

Insomma, un modo “simpatico” e anche un po’ irriverente per rendere meglio l’idea!

 

Riunioni coinvolgenti con la gamification

La gamification è uno strumento noto ai meeting planner, ma forse non tutti sanno che si può applicare anche a delle “semplici” riunioni. Il principio di base è quello di applicare i meccanismi del gioco (dal design alle tecniche) in situazioni “non di gioco”, come per esempio un meeting.

L’idea ­– che funziona soprattutto per le riunioni che si ripetono nel tempo, magari una volta a settimana o al mese - è quella di applicare un sistema di punteggio per i partecipanti. Tutto è “misurabile”, come per esempio la frequenza di partecipazione, le soluzioni fornite, le idee, ecc. prevedendo dei premi settimanali, mensili, ecc.

 

Riunioni più efficaci con il slienzio

Le riunioni non sono fatte per parlare. Sembra una contraddizione, è vero, ma non lo è. Intanto pensiamo che non tutti si esprimono al meglio parlando molto, e che non per forza si deve giudicare chi non interviene molto durante una riunione come poco produttivo, assente o scarsamente interessante.

Ma soprattutto, pensa al silenzio come a un vero e proprio strumento di lavoro.

Come fare?

  • esposto l’argomento del meeting, lascia ai partecipanti 3 minuti per pensare e scrivere le loro considerazioni.
  • prima di arrivare a una decisione da prendere in maniera collettiva tieni il tempo del silenzio: 5 minuti in cui le persone non possono parlare ma devono pensare.
  • se gli animi si surriscaldano su qualche questione o se la riunione è a un punto morto, usa il silenzio come strategia per riportare tutto in uno stato di calma (almeno apparente) o alzare il livello dell'attenzione.

Utilizzare contenuti video nelle riunioni

I video catturano l'attenzione, generano esperienza, alzano il livello di memorabilità del contenuto. Per tutti questi motivi possono essere utilizzati con ottimi risultati non solo in grandi occasioni come le convention, ma anche durante riunioni più raccolte. Che tipo di video si possono utilizzare? Ovviamente per motivi di costo e opportunità meglio scegliere materiale già realizzato e facilmente reperibile, come un'intervista all'AD, un servizio giornalistico, un video di presentazione realizzato per la stampa o la forza vendita, ecc.