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Time management: metodi per gestire il tempo quando si organizza un evento

Time management: metodi per gestire il tempo quando si organizza un evento

"Non sono riuscito/a perché non ho avuto tempo". "Mi aggiornerei sì, se avessi il tempo". "Ad avercelo il tempo di fare questa cosa!". Alzi la mano chi non sente dire a colleghi una di queste frasi almeno una volta a settimana o persino una volta al giorno. Siamo sicuri che le mani resteranno tutte abbassate e non perché vogliamo fare un sondaggio di "bassa lega", ma perché il problema tempo, nonostante l'evoluzione della tecnologia e l'avvento del digitale, resta sempre irrisolto.

Più passa il tempo... più paradossalmente non impariamo a gestirlo. Uno dei pochi casi in cui... "l'esperienza non insegna".

Per chi poi organizza eventi, la matassa è ancora più ingarbugliata che in altri lavori. Si corre di continuo, ogni mancata scadenza può costare la buona riuscita dell'evento o penalizzarlo in maniera significativa. Ecco perché per chi fa a gara con il tempo come i meeting planner, forse è il caso di cambiare strategia e farselo amico. Come ? Con un metodo e con un tool digitale.

L'uso strategico del tempo: definire l'urgenza e l'importanza

Organizzando un evento vi sarà di certo capitato di sentirvi dire: "Questo è urgente". "Non è per oggi ma per... ieri" o altre frasi simili. Tutto sembra urgente, ma quando tutto lo è, vuol dire che davvero nulla è urgente.

Che sarebbe a dire: se non si stabiliscono delle priorità è impossibile lavorare. Ok, ma come fare a capire quando si organizza un evento e manca pochissimo alla data, quali sono le cose da fare prima, se tutto sembra avere priorità?

Un metodo c'è e si chiama matrice Eisenhower, ideata da un generale e presidente USA cui è attribuita questa frase "Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante".

Parole che possono mettere in crisi, ma che invece spingono a fare delle riflessioni importanti prima di iniziare qualsiasi attività. La matrice stabilisce le priorità in base a una griglia con 4 quadrati e a 2 parametri: uno oggettivo e uno soggettivo.

"Urgente" è un concetto oggettivo che ha a che fare con il tempo, "importante", invece è soggettivo e ha a che fare puramente con il proprio modo di valutare le cose.

Stabilire le priorità con la matrice Eisenhower

Partendo da questi parametri, vi basta prendere un foglio, dividerlo in 4 quadranti partendo dall'alto e da sinistra, in senso orario, in cui dovrete scrivere:

 

  • Q1: crisi: urgente e importante
  • Q2: qualità: importante e non urgente
  • Q3: inganno: urgente e non importante
    Q4: Spreco: non importante e non urgente.

(dove Q ovviamente sta per Quadrante)

 

Q1: dovrete indicare ciò che dovete compiere al più presto e non potete delegare. Telefonate a fornitori, progetti in scadenza, scelta location ecc...

 

Q2: progetti a medio e a lungo termine come corsi di formazione, strategie operative da mettere in pratica che, affrontate con il giusto anticipo, non saranno condizionati dallo stress dell'urgenza.

 

Q3: vanno tutte quelle azioni che sono ritenute ingannevolmente importanti, ma che di fatto dipendono sempre da altri o da situazioni esterne. Attività che spesso si possono delegare come le riunioni esterne o mansioni che non vi competono ma vi sono state passate.

 

Q4: va tutto quello che è spreco di tempo ossia attività banali, scuse per non fare le cose.

Va da sé che occupare di più il quadrante 2 farà sì che lavoriate sempre meno con l'acqua alla gola e soprattutto, in questo modo, avrete una chiara visione di quello che c'è da fare, organizzando tutto non più come una "lista della spesa", ma sapendo riconoscere davvero le potenzialità di ogni attività.

 

Time management: cronometrarsi con Toogl

E ora passiamo a qualcosa di più digitale.

Un tool che vi consigliamo, assolutamente gratis, è Toogl, che permette di cronometrare quanto tempo si impieghi per svolgere un determinato lavoro.

Mettiamo il caso che dobbiate fare la progettazione di un evento e vogliate capire quanto tempo ci mettete, questo cronometro digitale fa al caso vostro. Perché? Intanto lo potete stoppare se venite interrotti da una telefonata e far ripartire anche direttamente dall'app. La versione desktop e l'app sono infatti collegate.

Toogl ha altri vantaggi: potete dare vita a un progetto e legare a questo diverse attività in modo da capire qual è quella più impegnativa in termini di tempo e così capire quanto dovreste farvela pagare in più rispetto alle altre (specie se siete dei freelance).

Potete poi assegnare dei tag alle principali attività in modo da capire i servizi che offrite e, ciliegina sulla torta, la funzione report permette di avere una reportistica chiara che vi aiuta subito a capire se il lavoro che state portando avanti è pagato troppo poco rispetto al tempo impiegato.

O nel caso siate in azienda, per far vedere (visto che il report è condivisibile con altri) quanto veramente è prezioso quello che fate. Non solo agli altri, ma in primis a voi stessi.