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Come scegliere la destinazione per meeting ed eventi in 12 step

Come scegliere la destinazione per meeting ed eventi in 12 step

Molti ne parlano, alcuni ne scrivono, tutti sono tenuti a conoscerli. Di cosa stiamo parlando? Di quei dodici bullet point che i planner devono imprimere nella mente come storia incisa nella pietra quando scelgono le destinazioni per i loro eventi. Quali must prendere in considerazione? Le risposte parrebbero scontate se non ci fossero, nella pratica, esempi che palesano il contrario. Creativo rigore, quindi, per scegliere le destinazioni in dodici step.

Destinazioni per eventi: quella tosta dozzina

1 e 2: accessibilità e viabilità

Apparentemente ovvie, non lo sono affatto. La seduzione di destinazioni di sicuro fascino ma non confacenti al Mice ha causato stakeholder in balìa di coincidenze aeree, ferroviarie e marittime. Voli diretti, quindi, così come treni ad alta velocità. Conseguenza del primo requisito è la viabilità: una volta giunti nella destinazione, i congressisti devono trovare una rete di trasporti efficiente e ben articolata. Il successo di un evento è dato anche dalla meticolosità con la quale lo si organizza: la parola d’ordine, quindi, è “approfondire” e bypassare i falsi miti della destinazione. Un esempio? Napoli. Oltre alle due linee di metropolitana ci sono quattro funicolari: in pochi minuti collegano città con i quartieri "alti" del Vomero, Chiaia e Posillipo.

3: presenza di un Convention Bureau

Il convention bureau è il direttore d’orchestra che sarebbe sempre meglio avere come interlocutore. Rappresenta l’industria congressuale di una destinazione, e ne garantisce la qualità complessiva.

4 e 5: qualità e capacità delle sedi congressuali e ricettive

Tutto dipende, ovviamente, dalla tipologia dell'evento da organizzare. Le dimensioni dei convention centre sono perlopiù proporzionali a quelle delle metropoli, ma non è detto. Andare sempre oltre le apparenze e verificare per scegliere al meglio la location dell'evento.  E poi ecco l’accomodation. Bisogna considerare il numero delle camere a disposizione in hotel - a quattro e a cinque stelle - e non il totale dei posti letto: la meeting industry richiede la camera doppia uso singola.

6, 7 e 8: budget, bargain e destagionalizzazione

Oltre al budget previsto, quando c’è il bargain? Quando le strutture alberghiere aprono, per esempio. Basti pensare alla Sardegna, alla Sicilia e alla Puglia in primavera. Destinazioni fruibili tutto l’anno comportano solo vantaggi.

9: appeal della destinazione

L’immagine è – quasi - tutto. Imprime coreografia e memorabilità all’evento, promuove emozioni e non è necessariamente nella playlist delle più famose. L’attrattiva e la seduzione sono, spesso, riservate e di nicchia.

10: unicità, must e inediti

 “Agganciare” ai meeting tutto quanto è tipico e unico di una destinazione significa delineare direttrici di unicità e memorabilità. Ad alto potere emozionale, con i grandi classici e gli inediti: devono esserci entrambi, perché la fama si esaurisce ma il piacere della scoperta si sa, inebria

11 e 12: sostenibilità e sicurezza

Puntare su destinazioni ecosostenibili è sempre un plus. Necessaria, invece, la sicurezza.