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Event planning: i dettagli che fanno la differenza

Event planning: i dettagli che fanno la differenza

L’evento è sempre una questione di dettagli e se fate i meeting planner non potrete che essere d’accordo. Si tratta di un’affermazione quasi banale, ma sicuramente importantissima per il successo di un evento.

Curare tutto alla perfezione è uno dei mantra degli event planner, che sanno bene come i partecipanti di un evento possano essere sensibili anche al minimo errore e come le loro lamentele possano in qualche caso influenzare negativamente la buona riuscita dell’evento, quindi del vostro lavoro sprecando (buona) parte di quello che con tanto sforzo avete fatto.

Quali sono dunque i dettagli che non vanno mai trascurati?

I dettagli per un evento di successo

  • La puntualità

Iniziare una conferenza con più di un quarto d’ora di ritardo irrita i partecipanti, che magari hanno fatto tutto di corsa per arrivare all’ora indicata. Se il vostro evento ha un programma con degli orari indicati, rispettateli il più possibile. Quelli d’inizio, ma anche quelli di fine lavori.

  • L’accoglienza

Il proverbio dice “chi bene inizia è a metà dell’opera”. E allora già al momento della registrazione i partecipanti vanno messi a proprio agio, mostrando disponibilità e gentilezza. È come dare il benvenuto ai vostri ospiti quando organizzate una cena a casa: non lascereste mai che entrino senza trovarvi alla porta.

  • Informazioni precise

I partecipanti odiano non avere tutto sotto controllo. Qualsiasi cambio di programma va comunicato per tempo e sarebbe opportuno assicurarvi che tutti lo abbiano in qualche modo “registrato”.

  • Il cibo

Mangiare bene a un evento è quello che i partecipanti si aspettano. Sempre! Non importa che sia abbondante, non importa che i piatti siano “ricchi”, ma devono essere buoni. E possibilmente belli da vedere. Scegliere con cura il catering o il menu è dunque fondamentale, ma anche concentrarsi su tutti i dettagli: ho messo i partecipanti nelle condizioni di mangiare comodamente? (per esempio nel caso di un pranzo a buffet), nel prevedere alternative a chi è vegetariano o con intolleranze i piatti sono all’altezza?; il menu è stagionale?...

  • Non dire mai “Non lo so”

Tutto lo staff deve essere preparato e sempre “sul pezzo”. Sentire una hostess che risponde a una domanda di un partecipante con “Non lo so” equivale alla morte civile. E sarà una vostra responsabilità.

  • Se il gadget c’è, deve essere bello!

Potete anche decidere di non prevedere nessun gadget, ma se lo fate assicuratevi che non faccia venire voglia ai partecipanti di nasconderlo o peggio di buttarlo! Il budget deve essere adeguato, altrimenti meglio destinarlo ad altro, a meno che non siate particolarmente creativi e trasformiate il gadget in una questione di “engagement”. Mai pensato a una banale maglietta bianca e a colori per stoffa per chiedere ai partecipanti di disegnare la nuova maglietta aziendale? E funzionerebbe anche per i social…

  • Avere a portata di mano qualsiasi cosa

Sì, un po’ generica come affermazione. Ma se siete un meeting planner sapete cosa mettere in valigia. Aspirine, caricatori di batteria, fazzoletti in quantità, barrette energetiche… insomma qualsiasi cosa un partecipante potrebbe chiedervi!

  • Rooming

Alzi la mano chi non ha mai ricevuto lamentele da un partecipante sulla camere d’albergo! Fa freddo, è umida, non ha il balcone, il letto è duro… Aiuto! Se il vostro evento prevede il pernottamento sappiate che assegnare le camere è un lavoro nel lavoro. Se potete (nel caso di eventi piccoli o comunque dai numeri contenuti) pensate bene quale camere date a chi. Vi eviterete gran mal di testa!