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Ecco i tool per fare le checklist se sei un organizzatore di eventi

Ecco i tool per fare le checklist se sei un organizzatore di eventi

I meeeting planner ce l'hanno già insito dentro il loro titolo professionale (o per dirla all'inglese "job title"): parliamo di dovere pianificare tutto nel minimo dettaglio per far sì che l'evento sia perfetto e risponda alle esigenze dei clienti. E pianificare, si sa, vuol dire dover prestare attenzione ai dettagli, non dovere trascurare neanche un aspetto, non lasciare nulla al caso e essere sicuri che ogni cosa che è stata prevista venga in effetti realizzata.

Ma lo sappiamo bene: ci sono tante variabili, bisogna lottare con le ore di sonno e con il tempo che a volte può essere un prezioso alleato, altre uno dei nemici più acerrimi. Ecco perché in soccorso vengono le checklist, ossia quelle to do list che servono a due cose sostanzialmente: per progettare l'evento al meglio e avere sott'occhio tutto ciò che è necessario fare, ma anche sentirsi sollevati quando finalmente si cominciano a spuntare le varie voci e ci si accorge che il più è stato fatto.

Creare le proprie checklist online: i vantaggi

C'è chi la propria ckecklist la fa con carta e penna, chi scrive un word o si affida a un excel, ma ci sono anche diversi tool online che vengono incontro alle esigenze di un meeting planner. E hanno due vantaggi rispetto alla carta o a documenti salvati sul proprio computer: se ti dimentichi il quaderno o il caricabatterie del tuo pc, puoi consultare questi tool da qualsiasi computer purché connesso a Internet o scaricare l'app e guardare tutto dal cellulare.

Ecco due tool che abbiamo provato nella versione gratuita e vi consigliamo.

Fare la checklist con Trello

Strano, ma vero: nonostante esista da diversi anni, in Italia non tutti lo conoscono. Eppure è un tool molto usato per il project management. La filosofia alla base di Trello è semplice: scomporre il progetto (board) in compiti (le cosiddette task) e organizzarne il flusso operativo attraverso dei contenitori che li possano raccogliere. La natura di Trello è aperta e creativa, oltre che "solo apparentemente" leggera.

Ecco come dovete procedere: registratevi con una mail e password e una volta entrati cliccate sul + che trovate in alto a destra, da lì potete creare il vostro board a cui darete un nome (per esempio "evento X") dopodiché all'interno di questo board potete creare delle liste, a loro volta composte da card.

Ci spieghiamo meglio: le liste vengono usate per tipologie di lavoro o argomenti. Ogni lista, poi, può a sua volta essere composta da card ossia da tutti quei microcompiti che devono essere fatti per portare a termine un determinato compito o per far sì che una tematica sia stata affrontata da ogni punto di vista.

Ogni card a sua volta va compilata così:

  • dando un nome
  • inserendo una descrizione
  • possibilmente una "due date" ossia una data di scadenza (arriva una notifica via mail o anche sul cellulare oltre al fatto che è possibile visualizzare tutte le card sotto forma di calendario)

 

Inoltre, potete assegnare una etichetta a ogni tipo di card a seconda delle vostre esigenze (rossa se è un lavoro impegnativo, per esempio, o verde se è un lavoro facile oppure giallo per lavori da remoto e rosso per lavori che prevedono la presenza in loco ecc.).

All'interno di ogni card poi, potete creare le checklist. Per ogni compito riguardo a un determinato evento – per esempio la scelta di una location – potete scrivere la vostra lista di cose da fare (esempio: cercarla sul web, contattare il responsabile, verificare disponibilità, vederla per la prima volta, chiedere se c'è un catering di riferimento ecc.) e ogni volta che ne avrete fatta una, la spuntate. La voce spuntata verrà barrata (come fareste con una checklist con carta e penna) e Trello vi dirà a che punto siete (in percentuale) rispetto al completamento di quel lavoro.

Ovviamente per Trello è disponibile anche l'app da scaricare sia per iOS che per Android.

Fare le liste con Todoist

Todoist è invece un tool che stando a quello che dice l'azienda è scelto "da 13 milioni di persone per gestire il caos della vita". È sia un'app che consultabile dal computer e rispetto a Trello, a nostro avviso, è più facile e intuitivo da usare. Il design è infatti minimale e attrae molto. Ci si registra, si sceglie il tema delle proprie liste (cosa che si può fare anche dopo) e si accede.

Le liste si possono creare per il giorno stesso, per quello successivo o per quello che dovete fare anche tra un mese. Si può decidere se fare una lista per un giorno ben preciso o invece partire da un progetto e poi aggiungere a questo le cose da fare. Alcuni nomi di progetti sono già dati da Todoist mentre se ne possono creare quanti si vuole. Importante: usarla dall'app o dal pc non è importante perché viene comunque garantita la sincronizzazione in real-time.

Che ne dite: è ora di abbandonare la carta e penna per creare le vostre checklist?