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Come fare il briefing allo staff prima dell’evento

Come fare il briefing allo staff prima dell’evento

Per la buona riuscita di un evento, chiunque abbia un ruolo attivo nella sua organizzazione, gestione e realizzazione ha una responsabilità. Per questo, come diciamo sempre, i dettagli fanno la differenza.

I briefing per organizzare un evento hanno una importanza fondamentale, e prevederne uno anche appena prima dell’evento (o il giorno prima) con tutto lo staff è un ottimo investimento di tempo per presentare ai partecipanti il vostro migliore biglietto da visita, a partire dall’accoglienza.

Come deve essere fatto un briefing a hostess e steward perché sia davvero efficace? Come organizzare lo staff di segreteria e come trasferirgli tutto quello che devono sapere in maniera chiara?

Il briefing allo staff di un evento

Ruoli, tempi, programma: il briefing allo staff prima di un evento serve innanzitutto per ricapitolare quanto già deciso (e non a decidere in quel momento), ma è molto importante per assicurarsi che tutti abbiamo la situazione sotto controllo.

Cosa fare?

1 – Trovare un momento per fare una riunione con tutte le persone coinvolte nella gestione operativa dell’evento. Che si tratti di personale temporaneo o dello staff della sede congressuale, è importante che ci siano tutti: addetti alla segreteria, alla reception, alla regia audio-visiva, hostess e steward, addetti al guardaroba e al parcheggio, lo staff del catering.

2 – Passare in rassegna ogni fase dell’evento dall’arrivo dei partecipanti alla loro partenza: momenti di break, sessioni, spostamenti, ecc.

3 – I partecipanti chiederanno più facilmente alle hostess e agli steward in sala informazioni logistiche, ma anche di carattere generale. Per questo è utile che lo staff di sala conosca più dettagli possibili o almeno sappia a chi indirizzare i partecipanti per risolvere i loro quesiti.

4 – Non trascurare le info online. Per i partecipanti che desiderano conoscere dettagli sul programma, spostamenti e orari qualora è prevista una app per l’evento sarà possibile reperire tutte le informazioni utili direttamente online. Anche lo staff di un evento deve naturalmente conoscere l’app e saperla proporre ai partecipanti come “guida” all’evento.

5 – Responsabilizzare tutti i collaboratori: deve essere chiaro che il successo dell’evento è un merito, ma anche una responsabilità di tutti. Il briefing è un buon momento per ricordarlo.

6- Infondere fiducia. Ok la responsabilità e ok il compito difficile, ma anche se “temporary” è bene ricordare a tutti che fanno parte di un team che ha un unico obiettivo, il successo dell’evento. Insomma, la parola d’ordine è “collaborazione”.

7 – Ricordare che è vietato dire “non lo so”! Anche se i partecipanti hanno il brutto vizio di chiedere qualunque cosa a chiunque, anche se è ovvio che lo staff al catering non sa a che ora chiude il parcheggio a pagamento di fronte, non lo so è l’ultima delle cose da dire.