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Come coinvolgere i partecipanti di un evento

Come coinvolgere i partecipanti di un evento

Quando si organizza un evento corporate la concentrazione massima va sui contenuti e sui relatori: quali invitare, cosa dovranno dire, cosa dovranno comunicare alla platea. Ma la platea? Non basta sapere che sarà numerosa, perché in azienda l’invito non può (quasi mai) essere declinare.

I partecipanti vanno coinvolti e sai bene se hai esperienza come meeting planner che per quanto i contenuti possano essere ben comunicati e interessanti, non basta a tenere alta l’attenzione dell’audience.

Ma questo rimane un obiettivo importante per il successo dell’evento.

Come rendere attiva l'audience

Coinvolgere il pubblico significa prima di tutto diminuire la distanza tra palco e platea.

  • Suggerisci agli speaker di coinvolgere i partecipanti con una domanda diretta, non avere paura che nessuno risponderà, ma concentrati sul tipo di domanda da fare: qualcosa che sia di reale interesse e su cui davvero qualcuno del pubblico può dire la sua. Ma prevedi anche un piano B: nel caso nessuno risponda prepara i relatori a una reazione pronta e senza imbarazzo, concordandola prima.
  • Prevedi un lavoro di gruppo. Questo può essere fatto anche come attività iniziale, per rompere il ghiaccio e rendere attivi i partecipanti fin dall’inizio, magari rimandando alla fine l’analisi dell’attività così da creare anche un po’ di attesa.

Tool facili per sondaggi e Q&A

La tecnologia è la cifra di ogni evento e conoscere più tool possibili è sempre un vantaggio per il meeting planner. Coinvolgere la platea grazie a strumenti gratuiti e facili da usare è un metodo efficace per mantenere alta l’attenzione.

Ecco qualche suggerimento.

  • Sli-do: basta creare un profilo per organizzare sondaggi in tempo reale a cui ognuno può partecipare semplicemente possedendo uno smartphone connesso alla rete. Il relatore formula una domanda e i partecipanti scelgono la risposta a scelta multipla. Oppure è possibile creare un modello
  • Social: se i partecipanti al tuo evento sono presenti su Twitter – meglio assicurarsi prima che sia così almeno per una buona parte di loro – questo social ha un grande potenziale di interattività immediata. Il live twitting non è solo quello che farà il professionista che hai ingaggiato e i partecipanti che di loro iniziativa twitteranno i contenuti che ritengono più+ interessanti, ma serve anche per formulare domande in diretta che, per esempio attraverso un video, possono essere lette e alle quali si può rispondere in tempo reale.

Organizzare break creativi

Sicuramente hai ben presente che prevedere dei break è il modo giusto per non affliggere i partecipanti. Ma anche i break possono essere orchestrati in maniera creativa. No stiamo parlando dei coffee break, ma di qualcosa di diverso. Per esempio un corner dove è possibile rilassarsi e riposarsi, oppure una stanza dove partecipare a un brainstorming sui contenuti dell’evento, o ancora uno spazio creativo dove prevedere un’attività manuale legata in linea con gli obiettivi comunicativi dell’evento.