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Comunicare l’evento: gli errori da non commettere

Comunicare l’evento: gli errori da non commettere

Un evento serve per comunicare, ma può essere comunicato. Per farlo ci sono diversi modi, uno non esclude l’altro. Se per l’evento che stai organizzando vuoi curare una comunicazione che funzioni, anche nel caso di una convention aziendale, di un congresso o di un meeting annuale, puoi optare per una comunicazione digitale efficace attraverso i social, pensa per esempio al live twitting, ma naturalmente anche a invitare giornalisti delle testate che più ti interessano per avere risonanza stampa del tuo evento.

Sai che oggi giorno i contenuti giornalistici non sono prodotti più esclusivamente dalle case editrici, per cui pensa alla possibilità di includere nelle tue comunicazioni stampa anche altre entità quali università, associazioni e naturalmente, se lo ritieni opportuno, qualche influencer.

In ogni caso tieni presente sempre che ti stai rivolgendo a dei professionisti, che si aspettano una comunicazione di un certo tipo. Ecco perché la qualità e come comunichi sarà fondamentale sia per attrarre i giornalisti sia per avere un riscontro e fare parlare del tuo evento anche dopo.

Fondamentale è preparare materiale stampa che possa essere davvero utile e non cadere in errori banali che inficerebbero l’immagine del tuo evento, soprattutto se hai deciso di non affidarti a un ufficio stampa.

Come comunicare un evento ai media (e non solo): gli errori fatali

  • Informazioni in eccesso: i giornalisti non hanno tempo da perdere. Parti da questo presupposto per sapere che – dall’invito all’evento al comunicato stampa di chiusura – vogliono capire subito e bene di cosa si tratta e come possono utilizzare il materiale nella maniera più immediata. No dunque a testi troppo lunghi, inviti leziosi che mancano dei dati essenziali, dare dettagli inutili che fanno perdere l’obiettivo comunicativo.
  • Materiale insufficiente: sì lo so, ho appena affermato il contrario. Ma anche comunicare in maniera insufficiente può causare disinteresse da parte della stampa.
  • Curare il materiale visual: naturalmente non si tratta di fare foto e video professionali, anche se questa rimane l’opzione ideale. In base al budget a disposizione però tieni in considerazione che anche con uno smartphone si possono fare foto (e video) decenti. Per esempio assicurati di mandare foto in alta definizione, utilizzabili in qualsiasi contesto, anche se in questo caso sarebbe meglio non mandarne più di due o al massimo tre.
  • Essere disponibili: meglio specificare sempre se e quali relatori sono disponibili alle interviste, a che ora, e quale materiale opzionale può essere richiesto nel caso qualcuno fosse interessato.
  • Gestione social: ogni commento merita una risposta, anche il più critico. Vietato dunque rimuovere i commenti che non piacciono, anzi può essere un’occasione per chiarimenti o instaurare un dibattito costruttivo.