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Eventi dietro alle quinte: intervista alla "nostra" Anna Esposito

Eventi dietro alle quinte: intervista alla "nostra" Anna Esposito

Cosa c’è “dietro” un evento? Le persone. Quelle che vi partecipano, ok, ma anche quelle che lo organizzano.

Mercoledì 9 maggio a Villa Miani di Roma è stata la volta di Buy Mice, che ha portato oltre 40 espositori e circa 200 buyer a incontrarsi per un pomeriggio e una serata di business e networking.

Un nuovo banco di prova per lo staff eventi di Ediman, le nostre persone, che con il coordinamento di Gabriella Gentile, organizza workshop, educational, eventi e presentazioni per il Mice.

Classe 1982, napoletana trasferita per lavoro a Milano, Anna Esposito da 8 anni lavora nell’ufficio eventi di Ediman. L’abbiamo incontrata proprio al Buy Mice Roma, e abbiamo chiesto di raccontarci il suo lavoro.

 

Anna, quanti eventi organizzi ogni anno?

Il numero è variabile, abbiamo degli appuntamenti fissi annui, i nostri 4 Full Contact, i Buy Mice nelle edizioni di Milano e Roma, gli e-workshop, che sono l’ultima novità pensata per offrire un’occasione di incontro b2b che rispetta i tempi stretti ai quali tutti noi siamo sempre più sottoposti soprattutto in ambito lavorativo, senza rinunciare alla qualità degli incontri. E ogni anno si aggiungono altri eventi più piccoli che organizziamo ad hoc per i nostri clienti.


Quando lavori a un evento, quanto tempo prima inizi a occupartene?

In realtà non c’è una regola precisa, o meglio, quando c’è margine meglio approfittarne e partire con largo anticipo nella pianificazione e organizzazione. L’imprevisto è sempre dietro l’angolo ed è meglio avere il tempo dalla tua! Per esempio la scelta, e la conferma, della location può portarti via molto tempo, meglio non sottovalutarlo. Muoversi con 6 mesi di anticipo aiuta.

 

Hai parlato di imprevisto, notoriamente è uno degli aspetti più temuti dagli organizzatori: c’è un modo per prepararsi a ogni eventualità?

Sì, è vero. Se fai questo mestiere sai che l’imprevisto può arrivare in qualsiasi momento. Prevederli tutti è difficile, se non impossibile. Il modo migliore per prepararsi? Non farsi prendere dal panico, gestire le emozioni e avere la mente lucida per far sì che un imprevisto non rovini l’intero evento. La soluzione c’è (quasi) sempre, basta trovarla! Poi le cose accadono anche quando cerchi di pianificare tutto.

Per esempio al Buy Mice Roma avevamo “contro” un terribile acquazzone su Roma che proprio nell’orario clou dell’arrivo dei buyer ha bloccato la città, sfortunatamente in concomitanza con il picco di arrivo dei pullman dei tifosi arrivati in città per la finale di Coppa Italia Juventus-Milan, non una cosa da poco.

Ci siamo preoccupati un po’, ma avevamo un piano B pronto: siamo stati in grado di fornire strade alternative ai buyer in arrivo, rassicurandoli, abbiamo comunicato gli orari più convenienti per arrivare, prenotato taxi in anticipo per chi doveva tornare a casa… E devo dire che ha funzionato bene, altrimenti non avremmo potuto contare su una partecipazione così numerosa.

 

Parlando degli aspetti più gratificanti, cosa ti diverte del tuo lavoro?

Ogni evento è diverso dall’altro: persone, posti e situazioni diverse creano atmosfere nuove e stimolanti. Mi porto sempre a casa esperienze differenti. Questo è il bello di lavorare con e per le persone… 

 

E il “brutto” qual è?

L'impossibilità di governare tutto totalmente. Non parlo dell'imprevisto, quello, come ho detto, lo metti in conto. Sapere che non tutto dipende sempre da me, dalle mie decisioni o dalla mia volontà (come un banale ritardo di un fornitore) è qualcosa con cui misurarsi. Ma si impara a gestire anche questo!

 

Anna, nel tuo lavoro si può accontentare tutti?

Ci si prova, sempre! Quando un evento coinvolge centinaia di persone è quasi inevitabile che qualcuno non sia soddisfatto al cento per cento, per le più disparate e fantasiose motivazioni. Quello che si può fare è (ac)cogliere le necessità di ognuno e trovare una soluzione adeguata nel minor tempo possibile.

 

Qual è il più bel complimento che un partecipante ti ha fatto?

C'è chi mi ha descritto come “la sempre sorridente Anna”, appellativo che riflette bene la mia filosofia: giornata sì o giornata no, imprevisti o calamità naturali :-), un sorriso non si nega mai a nessuno.