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Eventi: come indire una gara d’appalto

Eventi: come indire una gara d’appalto

Quando per organizzare un evento è necessaria la selezione di un’agenzia, di un consulente o di un fornitore, uno dei meccanismi più comuni ed efficaci è quello di indire una gara d’appalto. In questo modo sarà possibile concordare un capitolato di servizi chiamando a concorrere tra loro più soggetti che potranno presentare i propri progetti e le loro offerte.

Il committente si riserva il diritto di scegliere con cognizione di causa, dopo avere messo a confronto gli elementi di ciascuna proposta: preventivo, progetto creativo, ecc.

 

Gare d’appalto: cosa fare

  • Per formulare un’offerta adeguata, la terza parte necessita del maggiore numero di informazioni possibili rispetto all’evento da organizzare. Tra le informazioni che non devono mai mancare in un bando di gara ci sono i dati economici, che devono essere i più precisi possibili (per esempio se è previsto uno sponsor l’importo stimato delle sponsorizzazioni), i dati sui servizi richiesti, sulle modalità di gestione dei costi e nel caso di un evento che ha già avuto diverse edizioni, uno storico di quelle precedenti.
  • Partecipare a una gara può essere un’ottima occasione per un’agenzia per aggiudicarsi un lavoro importante. Qualsiasi sia la tipologia di evento che state proponendo, tenete però presente che l’agenzia affronta dei costi – a seconda del progetto – per mettere a punto una proposta. Questo significa si potrebbe prevedere un importo forfettario per le agenzie concorrenti, che però non si sono aggiudicate l’appalto. In questo modo potrà essere incentivata una partecipazione più ampia alla vostra gara e avrete, a fronte di un costo, una più vasta possibilità di scelta.

 

Le informazioni da fornire

  • Informazioni generali: titolo dell’evento, modalità di presentazione della proposta, deadline di consegna.
  • Informazioni logistiche: tipologia della sede desiderata, spazi necessari, eventuale area espositiva/segreteria/ecc., area catering, servizi tecnici e tecnologia necessaria.
  • Contenuti: tutte le informazioni necessarie a comprendere quali servizi e competenze sono necessarie per partecipare al bando di gara.
  • Comunicazione: per esempio progettazione grafica dei materiali, gestione sito web/app, ufficio stampa e social media.