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Come organizzare un evento con lo smartphone: i consigli per usarlo al meglio

Come organizzare un evento con lo smartphone: i consigli per usarlo al meglio

Quando avete fame e non avete voglia di cucinare siete tra quelli che scelgono e ordinano il menu da una app? Oppure non vi sembra di essere stati in un luogo se non vi siete scattati un bel selfie?

Il rapporto che ognuno di noi ha con il proprio smartphone dipende probabilmente da quanto ci si sente “tecnologici”, ma è innegabile che tutti noi abbiamo in tasca uno strumento dalle numerose potenzialità.

Senza farsi prendere da una vera e propria mania che ci potrebbe addirittura rendere dipendenti dagli smartphone, possiamo decidere di trarne il meglio per il nostro tempo libero, ma anche per il lavoro.

Se fai il meeting planner, hai mai pensato a quante cose potresti fare con il tuo smartphone. Questo con almeno un paio di obiettivi:

  • semplificarti la vita
  • lavorare con maggiore efficienza.

Come usare lo smartphone per organizzare eventi

 

  1. Scegli e utilizza le app che possono servirti

A parte le app per gestire il tuo evento attraverso una personalizzazione, ci sono numerose app che possono aiutarti durante l’organizzazione ­– per gestire il tempo, organizzare materiale e check list (e così via) – e non dimenticarti quella delle previsioni meteo più affidabili! 

 

  1. Lavorare in cloud

Cosa significa? Che non hai più bisogno di trasportare quintali di carta quando ti sposti da un appuntamento all’altro, perché anche solo con lo smartphone (o con un computer o tablet) potrai avere documenti, preventivi e appunti sempre a portata di mano grazie a diversi strumenti come i repository, anche gratuiti, per esempio Dropobox.

Non solo, con strumenti facilmente reperibili e gratis potrai creare documenti in word e excel che potranno essere condivisi e modificati dal tuo team, ne è un esempio Google Drive.

E infine strumenti come Trello ti permettono di pianificare, condividere e aggiornare in ogni momenti, anche dal tuo smartphone, check list, calendari, aggiornamenti.

 

  1. Scattare foto per/al tuo evento

Ingaggiare un fotografo professionista per il tuo evento è sempre un’ottima soluzione per avere immagini di qualità da condividere sui social e da inviare per le tue comunicazioni alla stampa, ma se il budget non te lo permette con un buon smartphone si possono scattare belle foto in alta risoluzione. Molti ti offrono molte impostazioni come vere e proprie macchine fotografiche, studiatele e utilizzale al meglio per migliorare i risultati.

 

  1. Comunicare

Con un’app dedicata al tuo evento potrai comunicare e aggiornare i tuoi partecipanti su logistica, programma, modifiche e informazioni utili in ogni momento.

 

  1. Creare engagement

Faccio una premessa: un evento è per eccellenza il luogo dove favorire gli incontri di persona, alimentare il network con strette di mano e contatti reali. Detto questo, perché non sfruttare le potenzialità degli smartphone dato che tutti i partecipanti ne posseggono, verosimilmente, uno proprio?

App per creare sondaggi, contest da indire sui social e così via aumentano l’engagement senza interferire con la “natura” dell’evento, se saprai ben dosare tutti gli aspetti.

 

  1. Tracciare i commenti

Ti aspetti che il tuo evento abbia un buon riscontro in rete. Con uno strumento come Google Alerts puoi impostare una ricerca automatica scegliendo una parola chiave e ricevendo sul tuo smartphone (o computer) una mail con il riepilogo di dove è apparsa. E questo potrebbe anche essere un metodo efficace per monitorare cosa fanno i tuoi competitor o trovare senza perdere tempo nuove idee per i tuoi eventi. L’importante è impostare con cura le parole chiave.

 

  1. Spegnerlo!

Sì, perché sarà anche uno strumento utile, ma arriva sempre il momento di spegnerlo!