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Meeting planner, cosa vuole dire? Come fare capire agli altri il tuo lavoro!

Meeting planner, cosa vuole dire? Come fare capire agli altri il tuo lavoro!

Sono un meeting planner! Cioè, che lavoro fai? Quante volte ti sei sentito rivolgere questa domanda e ti sei ritrovato a spiegare che il tuo lavoro consiste nell’organizzare eventi, riunioni, convention, congressi senza che il tuo interlocutore capisse veramente di cosa si tratti? No, non stiamo parlando soltanto di sconosciuti, ma spesso capita che anche parenti e amici faticano a capire di cosa ti occupi veramente?

Noi crediamo molte, perché per quanto l’organizzatore di eventi, in generale, sia un lavoro che nell’immaginario comune si associ a feste, divertimento, bella gente e musica fino all’alba, tu sai che non è sempre così.

Non che se sei un meeting planner tu non ti possa divertire, anzi, ma organizzare un evento aziendale, un congresso medico, un team building (come ogni altro tipo di evento) richiede dedizione, professionalità, tempo e molte energie.

Per questo, come capita spesso, provi frustrazione quando le persone minimizzano il tuo lavoro.

Ti è mai capitato di spiegare che il tuo lavoro consiste nell’organizzazione e nella gestione di un evento dalla A alla Z e di ricevere in risposta qualcosa come “Ah bello, quindi inviti le persone e ti preoccupi che si divertano?”.

Può essere frustante, ma non è la fine del mondo.

Come spiegare il lavoro del meeting planner 

1 – Fai un esempio. Racconta al tuo interlocutore l’evento che stai organizzando, di cosa ti stai occupando proprio in quel momento: i contatti coi fornitori, la scelta della location, l’organizzazione dello staff, ecc.

 

2 – Racconta la tua giornata tipo: sveglia presto, appuntamenti, situazioni da risolvere, imprevisti da gestire, ecc.

 

3 – Se il tuo interlocutore partecipa a riunioni, convention, ecc. fagli capire che dietro ogni momento c’è qualcuno che ha organizzato e gestito ogni dettaglio. Per esempio, ha partecipato a un viaggio incentive, fagli capire che persino per la sdraio che ha utilizzato in piscina nel tempo libero c’è qualcuno che ci ha dovuto pensare, e quel qualcuno sei tu (e il tuo staff).

 

4 -  Se il tuo interlocutore non ha mai partecipato a un evento aziendale o a un congresso, puoi sempre decidere di lasciare perdere, in fondo pazienza se non tutti capiscono cosa fai di lavoro, a volte meglio non perdere tempo!

 

 5 – Non disperare, là fuori qualcuno sa cosa è un meeting planner e quando lo troverai saranno soddisfazioni!