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Le difficoltà (che) fortificano l'event planner

Le difficoltà (che) fortificano l'event planner

Qualcuno sostiene che sono i momenti difficili a renderci migliori. Probabilmente ognuno può ritrovarsi in questa affermazione, e per quanto riguarda il lavoro, sicuramente chi organizza eventi sa di cosa stiamo parlando. Perché le difficoltà ci sono sempre, fanno parte del “gioco”, ma il segreto è proprio quello di trarne il meglio per migliorarsi come professionisti.

 

Ma quali sono le “difficoltà” che incontrano i meeting planner e soprattutto come trasformarle in occasioni?

 

  • La scelta della location: sembra la cosa più semplice e magari anche divertente. Ma non lo è affatto. Scegliere la location giusta per un evento è mettere il primo mattone, anzi le fondamenta di un evento, e ogni errore da questo punto di vista potrà essere determinante per la sua buona riuscita. Il momento è topico e molto stressante, ma il meeting planner in questa fase può affinare le sue capacità di trattativa, la sua attenzione per i dettagli, e il suo potere decisionale.

 

  • Il cliente difficile: che lavoriate in agenzia o in azienda (in questo caso parliamo di cliente interno) i clienti troppo esigenti, ma anche quelli che non sanno cosa vogliono, oppure quelli che credono di saperla più lunga di voi, per non parlare di quelli che hanno una richiesta al giorno, o che non sanno fare i briefing… insomma, avete capito! I clienti possono costituire una vera difficoltà per l’event planner, e se proprio non potere scappare a gambe levate, sappiate che avere a che fare con loro aiuterà la vostra arte comunicativa, allenerà la vostra pazienza e il vostro self-control, e anche il vostro senso dell’ironia, che in certi casi ci vuole proprio!

 

  • Il partecipante difficile: dopo il cliente difficile, non può mancare il partecipante che vorresti evitare. Ma anche qui, pensa alle opportunità (vedi cliente difficile…)

 

  • Tagli al budget: avete presente il classico matrimonio coi ficchi secchi? Capita che vi chiedano anche questo, e per i miracoli, no, nemmeno voi siete attrezzati… Eppure anche in questo caso riuscire a fare quadrare i conti mette in gioco abilità importanti, come la già citata capacità di trattativa, ma anche la vostra inventiva e la vostra creatività.

 

  • Le critiche: apparentemente non c’è nulla di peggio di ricevere critiche dopo per il lavoro svolto, dopo tanto impegno e sacrifici. Certo, le critiche costruttive insegnano a crescere. Poi ci sono quelle gratuite di cui tutti faremmo a meno… Ma se arrivano, sappiate che controllare i vostri istinti aiuterà a imparare a mantenere la calma, e anche la vostra auto-stima, perché imparerete a credere in voi nonostante tutto.

 

  • La tecnologia: decisamente un vantaggio, ma a volte stare al passo con la tecnologia non è semplicissimo. Aggiornarvi su tutte le novità tech per il vostro evento – dalle app alle dotazioni digitali – vi permette tuttavia di non rimanere indietro e restare competitivi anche da questo punto di vista, assicurandovi di proporre eventi “attuali”.