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Mappe mentali: a cosa servono se fai l'organizzatore di eventi

Mappe mentali: a cosa servono se fai l'organizzatore di eventi

Vi è mai capitato di uscire da un briefing per il prossimo evento da organizzare credendo di avere le idee chiare per poi accorgervi di esservi dimenticati passaggi fondamentali?

Oppure di arrivare in riunione con appunti sparpagliati e approssimativi che non vi fanno fare bella figura?

A tutto ciò c’è una soluzione, e si chiama mappa mentale (mind map), uno strumento innovativo che anche gli  event planner possono utilizzare a proprio vantaggio prima, durante e dopo una riunione, che sia il briefing con il cliente o un incontro operativo.

Cosa sono le mappe mentali

Avete presente una rete che si sviluppa attraverso rami più o meno portanti a partire da un nucleo?

Ecco, la mappa mentale, da un punto di vista grafico, appare così.

Si lavora per parole-chiave a partire da un concetto, per svilupparlo attraverso associazioni mentali in maniera gerarchica.

Attraverso una geometria radiale quindi si crea una rappresentazione grafica di concetti associati gli uni agli altri, dai principali o generali ai dettagli (che non sono meno importanti). 

Facciamo un esempio.

Dovete organizzare un evento? Il vostro nucleo sarà proprio l’evento (se ce l’avete con il titolo e claim). Dal nucleo fate partire i rami principali che potrebbero essere: definizione degli obiettivi dell’evento, la sua progettazione, l’organizzazione delle attività, l’organizzazione dello staff dedicato, e così via. Da ognuno di questi rami potranno partire altri rami e così via fino al dettaglio di ogni attività, in ordine gerarchico e per associazione mentale, quindi senza un approccio cognitivo, ma basandosi piuttosto sull'effetto evocativo delle parole.

A cosa servono le mappe mentali

Le mappe mentali sono innanzitutto un aiuto per la memoria visiva, una rappresentazione grafica ideata dal cognitivista inglese Tony Buzan con la primaria funzione di agevolare la memorizzazione di informazioni e concetti richiamandoli con facilità e la caratteristica di essere di lettura immediata. 

Un valido aiuto per chi deve affrontare un impegno complesso come l’organizzazione di un evento, da utilizzare insieme agli altri tool e alle check-list per gestire al meglio tutte le fasi.

I vantaggi di utilizzare una mind map per il meeting planner

  • Prepararsi per l’incontro di briefing: per avere le idee chiare su cosa chiedere al cliente o ai colleghi in maniera ordinata, gerarchizzare gli argomenti, non dimenticarsi di dettagli che potrebbero risultare fondamentali, in un colpo d'occhio.

 

  • Affrontare al meglio un brain storming: quando la creatività è chiamata in gioco le mappe mentali sono utilissime per creare connessioni che dall’idea di base porti a quella definitiva (o quasi).

 

  • Organizzazione pre-evento: per ordinare i to-do, ma anche per capire le priorità, i passaggi e come organizzare le diverse fasi sempre per associazione.

 

  • Gestione evento: gestire lo staff, chi fa cosa, attività e responsabilità.

 

  • Post-evento: se riesci a prenderci confidenza, il mind mapping, può essere utile anche nella fase del post-evento, magari nel caso ci sia stato qualche intoppo, per fissare e memorizzare per esempio criticità in maniera gerarchizzata e poterci lavorare in un secondo momento senza perdita di informazioni.

 

  • In ogni riunione organizzativa: una buona pratica da utilizzare per avere chiari concetti e attività.

 

  • Per organizzare siti e app dell’evento: il sito del tuo evento deve avere una organizzazione gerarchica e le mappe mentali aiuteranno te o chi hai incaricato per la realizzazione del sito a organizzarlo al meglio. 

 

Mappe mentali: come fare e i tool

In teoria organizzare una mappa mentale può sembrare semplice, ma non è così scontato. Serve un po’ di allenamento e una buona capacità di sintesi. Serve chiarezza e creatività.

Più concretamente, una mappa mentale può essere disegnata a mano o si possono utilizzare tool digitale, anche nelle loro versioni gratis.

 

  • Mappe mentali a mano: se siete classici e amanti del “carta e penna” potete prendere un foglio e iniziare a scrivere al centro la parola chiave che sarà il nucleo da cui partire. Considerando che la mappa mentale esercita soprattutto la memoria visiva, è consigliabile utilizzare colori diversi e dare sfogo alla vostra creatività, anche dal punto di vista grafico. L'importante è avere chiaro che ogni concetto va espresso attraverso parole-chiave, e non con lunghi periodi, questo non aiuterebbe infatti la loro memorizzazione e annullerebbe l'effetto di immediatezza.

 

  • Tool digitali: tra i diversi tool digitali uno dei più utilizzati è Coggle, che presenta diversi vantaggi tra cui la possibilità di condividere una mappa mentale anche work in progress da remoto e offre una funzione di messaggistica che permette commenti da parte di tutto il gruppo di lavoro in tempo reale.