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Come programmare i risultati di un evento

Come programmare i risultati di un evento

Ogni evento – dal congresso scientifico alla convention aziendale – deve ottenere dei risultati. Ci sono quelli generici, come la soddisfazione dei partecipanti o l’interesse effettivo dei contenuti proposti. Ma ci sono, soprattutto, obiettivi precisi per ogni evento, che vengono determinati all’inizio della progettazione insieme alla valutazione preliminare dei tempi, gli interlocutori, il programma e la logistica. 

Soprattutto in ambito aziendale negli ultimi anni si è diffuso il concetto di obiettivi SMART, che oltre a evocare l’aggettivo che in italiano possiamo tradurre con “intelligente” e che in questo contesto diventa l’acronimo di Specifici, Misurabili, Raggiungibili (Achievable), Rilevanti e Temporalmente definiti.

Secondo questa definizione e in generale, quali sono gli obiettivi da determinare in fase di progettazione?

 

I risultati quantitativi di un evento 

La fase di project management di un evento prevede la pianificazione degli obiettivi quantitativi che devono essere raggiunti e che possono  a seconda del format, possono essere per esempio:

 

  • numero di partecipanti
  • quanti interventi dei relatori prevedere
  • quanti espositori
  • quanti buyer
  • quanta visibilità ottenere sulla stampa
  • quanta visibilità ottenere sui social
  • Roi, ovvero la generazione di utili

 

Cosa è il benchmarketing e a cosa serve

A livello generale il benchhmarketing si basa sull’esperienza di altri per permettere un’azienda a migliorare i propri processi individuando dei parametri di riferimento.

Questa metodologia di indagine può essere applicata anche nell’ambito dell’organizzazione di eventi per stabilire dei criteri oggettivi di misurazione della performance.

Per gli eventi a scadenza periodica il paragone può essere fatto evidentemente con le edizioni precedenti, mentre se l’evento – per esempio nel caso di un congresso – è alla prima edizione è comunque possibile stabilire dei parametri attraverso il confronto con altre manifestazioni dello stesso genere e/o avvalersi della consulenza di professionisti e agenzie di riferimento.