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Cosa si aspettano le associazioni dai PCO

Cosa si aspettano le associazioni dai PCO

I clienti associativi sono fondamentali per il business della meeting industry, ma considerando la competizione sul mercato e il mutare della cultura delle associazioni, occorre ammettere che non è facile mantenere i clienti, acquisire fiducia e costruire relazioni in grado di diventare ogni anno, evento dopo evento, più forti e più proficue.

Non è sufficiente offrire i servizi richiesti con un alto livello di qualità - i clienti lo danno per scontato. I PCO devono sapere offrire e dimostrare un valore aggiunto, con ritorni sugli investimenti e sugli obiettivi possibilmente misurabili.

Il punto di vista delle associazioni

Il primo passo per intercettare la domanda associativa è mettersi nei panni del cliente e chiedersi: cosa si aspetta questa associazione da noi?

In primo luogo, può essere utile considerare ciò che le associazioni vogliono ottenere grazie all’organizzazione dei congressi. Sappiamo che gli obiettivi più sentiti sono:

  • rafforzare le loro relazioni e ampliare il network;
  • rafforzare la propria reputation e accreditarsi come associazione influente presso la comunità scientifica di riferimento;
  • stringere nuove partnership con gli stakeholder
  • migliorare le perfomance di gestione ed economiche con efficienze operative e ritorni.

Cosa chiedono le associazioni ai PCO

Una fonte di informazioni preziose sulle aspettative del cliente è, naturalmente, il bando di gara per il congresso. Dato che le associazioni stanno diventando sempre più esperte nell’organizzazione dei congressi, le richieste e i bid sono sempre più complessi e sofisticati. 

I clienti innanzitutto danno quasi per scontati ormai i risultati operativi:

  • buoni risultati economici e miglioramenti dell’efficienza;
  • riduzione dei costi e dei rischi;
  • garanzie ed assistenza finanziarie e consulenza fiscale (es. per recupero IVA);
  • attento monitoraggio e controllo di qualsiasi servizio e costo aggiuntivo.

 

Ma si focalizzano soprattutto su due richieste:

  • innovazione nei format, modalità di condivisione del sapere, strumenti e metodi di formazione, attività di engagement dei partecipanti, tecnologie e piattaforme di comunicazione, occasioni di networking, strumenti di raccolta fondi, ecc. – sostanzialmente partecipare a elevare il valore generato per l’associazione e i partecipanti.
  • attrarre e coinvolgere un numero maggiore di partecipanti grazie a una campagna di marketing dell’evento ben strutturata, informazioni accurate e comunicazioni puntuali.

 

Partendo dalle richieste del bando e da una conoscenza approfondita del cliente - della sua storia, cultura, organizzazione, obiettivi, problemi, aspettative, etc. - il PCO deve sapere coprire tutte le aree di servizio richieste focalizzandosi specialmente su quelle a più elevato valore aggiunto, che richiedono un salto di qualità nell’approccio.

 

Il PCO, infatti, non può assolutamente proporsi né come fornitore di servizi, né semplicemente come uno dei partner, ma come una vera e propria estensione dell’associazione che ne cura tutti gli interessi ai livelli più alti e ampi.