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Quali le difficoltà nel cercare la location? Le risposte dei meeting planner

Quali le difficoltà nel cercare la location? Le risposte dei meeting planner

Il mercato evolve e noi di Ediman dobbiamo sempre essere tesi a soddisfare i bisogni degli operatori del nostro settore. A tale scopo, abbiamo intervistato 50 organizzatori di eventi per sondare le maggiori difficoltà che incontrano nel processo di ricerca delle location per i propri eventi.

Metà degli intervistati sono meeting planner di medio-grandi aziende italiane; l'altra metà organizzatori di agenzie di organizzazione congressuale.

Cosa hanno risposto? Scopriamo insieme i risultati della nostra survey. 

Conoscere tutte le location disponibili

Per scegliere la location di un evento, meglio avere un panorama che sia il più completo possibile. Per il 46% degli intervistati una delle maggiori difficoltà è proprio quella di disporre del più ampio panorama di strutture adatte a ospitare il proprio evento. Le fonti sono tante e – per quanto una di queste sia la più esaustiva ;-) – lo scrupolo di consultarle tutte richiede un grande impegno.

Trovare gli interlocutori giusti

Dopo avere ridotto la rosa di sedi possibili per il proprio evento, i meeting planner necessitano di un primo contatto con le strutture (via e-mail per il 70% e telefonico per il restante 30%). Bene, il 17% dei rispondenti alla nostra survey ha dichiarato di incontrare non poca difficoltà a individuare gli interlocutori giusti (solitamente l'Event Manager, o chi ne fa le veci) delle location che si appresta a contattare.

Ricevere risposte in tempi brevi

Una volta trovati gli interlocutori adatti e inviata loro una richiesta di preventivo per il proprio specifico evento, i meeting planner lamentano una certa lentezza nella risposta da parte della location. Lo dichiara il 35% degli intervistati, ma con una differenza di risposta sostanziale tra i meeting planner d’azienda – per cui solo nel 17% dei casi i tempi di risposta sono un problema – e i meeting planner d’agenzia, per i quali la lentezza della risposta alle richieste di preventivo è causa di gravi difficoltà per il proprio lavoro nel 52% dei casi.

Confrontare i preventivi

Di parere opposto sono le due categorie di organizzatori quando si parla di confrontabilità dei preventivi. Una volta passato il brief del proprio evento alle strutture selezionate, i preventivi tornano ahinoi con formati e voci di costo differenti l'uno dall'altro. Per i meeting planner aziendali, quella dell'intellegibilità e paragonabilità dei preventivi delle strutture è la difficoltà più votata (61%). Dall'altra parte, i meeting planner di agenzia, vuoi perché nella propria quotidianità vedono più preventivi e di tutti i colori, solo nel 12% dei casi vivono l'eterogeneità dei preventivi come una difficoltà.