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Come calcolare i costi di un evento: le tipologie di spesa

Come calcolare i costi di un evento: le tipologie di spesa

Nella fase di progettazione di un evento è indispensabile sviluppare un budget preliminare che consiste in un bilancio preventivo dei costi e dei ricavi. Sembra quasi ovvio, ma stilare un documento dettagliato senza tralasciare nessuno dettaglio per evitare brutte sorprese in corso d’opera non è sempre così semplice come potrebbe sembrare.

A determinare il budget sono tutte le fasi di pianificazione dell’evento, sia per quanto riguarda il numero sia per quelli che sono gli importi delle varie voci di costo.

Il quadro dei ricavi è invece determinato dalla tipologia dell’evento: per esempio, nel caso di un congresso medico si terranno in considerazione i risultati del fundraising, la vendita degli spazi espositivi e pubblicitari e le quote di iscrizione.

Le tipologie di costo 

Il primo step è sapere riconoscere le diverse tipologie di spesa, indispensabile per avere chiaro quali costi saranno prevedibili, quali forfettari e quali potrebbero aumentare in corso d’opera.

  • costi diretti: si intendono quelli direttamente legati al progetto, come i costi del personale, delle trasferte, del catering, delle strutture, dei servizi e così via. Questi costi si possono quantificare attraverso i preventivi dei vari fornitori
  • costi indiretti: sono i costi di natura generale e quelli non direttamente prevedibili, per esempio elettricità consumata, cancelleria, e così via. Possono essere messi nel budget preliminare stimando un forfait 
  • costi fissi: non cambiano in base alla dimensione dell’evento, come per esempio l’affitto della location, il compenso di eventuali relatori.
  • costi variabili: al contrario di quello fissi, crescono in proporzione alle dimensioni dell’evento: catering, kit congressuale, gadget, e così via.

Come coprire i costi fissi e variabili

Coprire i costi fissi permette di rispettare la sostenibilità economica di un evento nel suo insieme. Per esempio, nel caso di un congresso medico, ciò si potrebbe tradurre nel cercare di coprire i costi dell'affitto della sede congressuale con i ricavi delle sponsorizzazioni e i costi variabili (come il catering) con le quote d'iscrizione. In questo modo a entrata certa corrisponderà una spesa certa e a entrata variabile una spesa variabile. 

Come redigere un documento di budget: le voci da inserire

Il sistema più semplice è utilizzare un foglio di calcolo in Excel, scegliendo magari tra i modelli disponibili. Per fare il budget  preliminare di un evento si può creare una tabella, o un insieme di tabelle, ciascuna delle quali si riferisce a una macro-area dell’evento o a una tipologia di spesa.