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Strumenti Google, come usarli al meglio per il lavoro di meeting planner

Strumenti Google, come usarli al meglio per il lavoro di meeting planner

Non è l'unico, ma di certo Google è il motore di ricerca largamente più utilizzato e ogni giorno lo interpelliamo praticamente per tutto – per cercare un ristorante, ricordarci il nome di un film, informarci con le news.

Ma non tutti sanno per esempio che Google permette di fare ricerche specifiche risparmiando tempo e ottenendo risultati più precisi utilizzando alcuni accorgimenti, oppure che mette a diposizione una serie di strumenti che possono essere utili anche per essere più efficienti nel nostro lavoro.

Sicuramente serve a noi giornalisti e l'idea di questo articolo mi è venuta partecipando di recente al corso “Strumenti Google per giornalisti” di Barbara Sgarzi, autrice tra l'altro, del libro "Social media journalism" e pensando che anche per chi organizza eventi Google mette a dispozione alcuni strumenti davvero utili e in diversi ambiti.

Partiamo dalla funzione numero 1 di Google, quella di motore di ricerca. 

 

Ricerca avanzata: come cercare informazioni su Google

  • Se fate gli organizzatori di eventi potreste avere bisogno di ricercare informazioni precise, per esempio su un relatore o un influencer da ingaggiare. Per ottenere in poco tempo informazioni precise, potete digitare nome e cognome tra virgolette, esempio “Chiara Ferragni”, per ottenere risultati solo sul match preciso di nome e cognome. 
  • Se invece dovete invitare qualcuno di molto influente o famoso perché vi è stata chiesta una guest star, ma non avete idea di chi contattare, potreste affidarvi alle liste di Twitter, sempre con una ricerca di Google. Per esempio l’azienda per cui state organizzando un evento ha chiesto uno speaker radiofonico ma non conoscete tutti i nomi, digitate site:twitter.com inurl:lists <speaker radiofonici> e vi appariranno le liste redatte dagli utenti di Twitter.
  • Se state cercando informazioni specifiche su un’azienda/associazione, ecc. cliente o che vorreste come tale e pensate di trovarla all’interno del loro sito, da Google potete impostare una ricerca precisa, ovvero chiave di ricerca sight: nome del sito. Ma questa modalità di ricerca vi permette anche di ricercare normative e informazioni utili per il vostro lavoro sui siti ufficiali, per esempio aggiornamenti di legge ecc.

Potreste anche applicare questi metodi di ricerca avanzata di Google per trovare in maniera rapida quello che è apparso sul web in merito al vostro evento, digitando per esempio il titolo tra virgolette, nel caso pensiate a possibili recensioni e/o citazioni.

Se invece vi state documentando su un argomento preciso - può capitare di dovere "studiare" meglio il settore dell’organizzazione per cui stare mettendo a punto un evento o preparando una gara - potete accedere all’archivio specifico Google Scholar, dove troverete testi accademici sui più svariati argomenti.

Come creare gli alert

Avete un interesse particolare per un argomento specifico perché state organizzando un evento e volete essere sempre aggiornati? Potete scegliere una chiave di ricerca e chiedere direttamente a Google di avvisarvi ogni volta – ma si possono scegliere anche tempistiche più lunghe – viene pubblicato qualcosa di inerente  in rete. Per esempio se volete sapere tutto quello che viene pubblicato su un'impresa mentre state organizzando la loro convention, basterà creare un alert con il nome del brand nella pagina www.google.it/alerts.

Come usare Google per organizzare gli appuntamenti

  • Google Calendar: vi permette di aggiornare il calendario dei vostri appuntamenti con dettagli e alert e di aggiungere automaticamente biglietti aerei, ferroviari, ecc., per essere avvisati con un promemoria. Ma anche di condividere i calendari, di visualizzarli da mobile, creare check-list, ecc.
  • Checker Plus for Google Calendar: le sue funzioni implementano quelle dei calendar Google. Per esempio vi dice quanto manca al prossimo evento segnato in calendario, prevede notifiche quando l’evento è imminente, funziona anche offline, permette di riprogrammare facilmente gli appuntamenti.
  • Google Drive: per portare con voi tutti i documenti necessari archiviandoli in cloud, ma anche per condividerli in tempo reale con un team di lavoro che non si trova nella stessa sede e soprattutto portare sempre con voi presentazioni e documenti, non rischiando di non averli durante un importante appuntamento di lavoro.
  • Google docs: mette a disposizione fogli elettronici word, power point e excel e consente di modificarli e condividerli.

Call con Google

Google Hangouts vi permette di fare call di gruppo e videochiamate gratuite e dispone di diverse funzioni, come quella che permette di inviare immagini in tempo reale.

Estensioni del browser Chrome

Chrome è il browser di Google e se scegliete questo strumento potete accedere a tutta una serie di estensioni che vi permettono di fruire meglio di documenti, letture, e così via. Una volta selezionate vi appaiono vicino alla barra di ricerca, ognuna con la sua icona. Tra le estensioni di Crohme una delle più interessanti è Toggl, uno strumento che vi permette di gestire il tempo misurando, per esempio, quanto ci mettete a svolgere un lavoro.