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Come utilizzare Facebook nell’organizzazione degli eventi

Come utilizzare Facebook nell’organizzazione degli eventi

È il social che ancora riesce a creare il maggior numero di interazioni, anche se per molti è “in crisi” o più semplicemente è quello preferito solo da una certa parte della popolazione, gli over 35. Parliamo di Facebook, l’invenzione di Mark Zuckerberg che, volenti o nolenti, ha cambiato un po’ della nostra vita introducendo (o reintroducendo) il pollice in alto per le cose che ci piacciono, facendo impazzire la gente per il numero di like e rendendo tutti dei brodcaster con le dirette live, cosa che prima era affidata solo ai mass media.

Ma come utilizzare al meglio questo social che in Italia ha 31 milioni di utenti attivi? In svariati modi, come avremo modo di vedere in questo articolo considerando cosa fare prima dell’evento, durante e dopo.

Prima dell’evento

L’idea dell’evento c’è, si sta iniziando a progettarlo, la data è stata fissata, la location pure e, mancando ancora diversi mesi, probabilmente non sono ancora stati definiti né gli ospiti né il programma. Se ti sembra che in questo frangente tu abbia troppo poco per comunicare, sappi che non è così. I social media, e in questo caso Facebook, non chiedono a volte nient’altro se non dei cosiddetti “lanci spot”, ossia generare curiosità, accrescere l’attesa e fare in modo che chi vuole partecipare o è stato invitato a farlo, salvi la data in agenda.

Se l’evento è collegato a una pagina Facebook ufficiale, puoi iniziare con l’utilizzare questa: realizza o fai realizzare una immagine in cui - usando l’eventuale logo dell’evento se c’è, o tutto quello che possa farlo sembrare riconoscibile (colori, font) specie se non è la prima volta che si organizza -  dai alcune informazioni essenziali. Quelle, sostanzialmente, in tuo possesso.

Puoi, per esempio, realizzare un post con immagine in cui inviti a fare il Save the date e dare qualche accenno su cosa la gente si dovrà aspettare. Se lo ritieni e hai budget, puoi anche sponsorizzare questo (e altri) post per un tot di giorni, scegliendo il pubblico che è più adatto alla comunicazione di questo messaggio.

Inoltre, puoi cominciare a creare l’evento su Facebook, ossia nello strumento che il social ti dà a disposizione per avere una vera e propria sezione dedicata solo all’evento. Oltre a tutti i dettagli, a mettere un’immagine di copertina, un testo che spieghi di cosa si tratta, cosa fondamentale è invitare gli utenti a partecipare. Indipendentemente dal fatto che diranno “sì, no o forse”, la parte degli inviti in questa sezione ad ho creata da Facebook è molto importante: tutti coloro che infatti sono stati invitati riceveranno una notifica ogni volta che tu pubblichi, nella pagina dell’evento, qualcosa di nuovo. Cosa che, attenzione, con la pagina normale del tuo brand non puoi fare.

La pagina dell’evento e la pagina brand possono essere utilizzate meglio una volta che si conosce il programma e si conoscono i relatori. Fai un po’ di scouting e cercali su Facebook (pagina o account personale) e vedi cosa scrivono in merito all’evento che stai organizzando. Se sono contenuti di valore, puoi direttamente condividerli anche tu menzionando la persona che l’ha scritto e così dicendo a tutti che questo sarà presente.

Non trascurare, se hai un grafico ad hoc o se tu stesso hai dimestichezza, la parte visual: prepara o fai preparare diverse immagini che possono raccontare l’evento, con frasi di relatori o delle cose da sapere o, se il posto non è facilmente raggiungibile, indicazioni su come raggiungerlo. Puoi anche realizzare delle gallery con foto delle scorse edizioni.

Non trascurare, poi, la parte video. Se pensi di fare una diretta dell’evento, questa va preparata. In che senso? Anche in privato, senza dunque condividere con tutti, prova a fare delle dirette in modo da capire qual è l’inquadratura giusta, se la connessione è buona e soprattutto per testare le apparecchiature che hai a disposizione.

Ci spieghiamo meglio: puoi decidere di fare la diretta utilizzando esclusivamente il tuo smartphone, ma non è detto che dalla posizione in cui sei, l’audio sia al massimo o che la luce sia quella giusta. Inoltre, sarebbe meglio avvalersi di: cavalletto o treppiede, luci portatili o softbox, microfoni interni o esterni e di una batteria di riserva.

Se ti sei assicurato di avere tutto e hai fatto le prove, allora puoi anche annunciare sia sulla pagina dell’evento che sulla pagina Facebook qualche giorno prima che farai una o più dirette.

Inoltre, prepara già dei post che utilizzerai il giorno dell’evento: come sai, Facebook dà la possibilità di programmare. Così se sarai impegnato a fare altro, la pagina sarà comunque aggiornata.

Per fare questo, se puoi, crea un calendario editoriale in cui indichi il tipo di contenuto, l’orario previsto di pubblicazione e anche eventuali foto o materiale extra che accompagneranno il post, oltre alle persone che si occuperanno della pubblicazione.

Durante l’evento

Ci siamo: è arrivato il fatidico giorno. Fai una foto al mattino presto, magari al panorama che si vede dalla location, a un dettaglio in particolare o alla sala e come è stata abbellita, ricordando a tutti l’orario di inizio e che li aspetta una giornata speciale. Se te la senti, oltre alle immagini, puoi anche caricare un piccolo video (non in diretta) in cui ricordi i dettagli o li fai raccontare, magari al moderatore dell’evento o a un personaggio di spicco.

A evento iniziato, oltre a fare i post e a commentare con il pubblico, organizza le tue dirette. Inutile farle di continuo e di tutto l’evento, preferisci dei momenti salienti. Ecco alcuni consigli per la diretta:

  • prepara una descrizione che accompagnerà il tuo live, così la gente saprà cosa sta vedendo
  • se possibile, introduci con la tua voce o quella di qualcun altro cosa stai andando a mostrare
  • fai dirette non troppo brevi, ma neanche troppo lunghe: difficile che qualcuno resti ad ascoltarti per 2 ore di seguito. Magari fanne diverse a seconda degli argomenti, in questo modo tali video ti serviranno anche dopo e saranno già suddivisi per argomento
  • occhio a non fare accavallare la diretta con altri post programmati. Controlla che questo non succeda
  • interagisci con chi commenta la diretta
  • fai ricordare al moderatore dell’evento che viene trasmesso in diretta su Facebook

Dopo l’evento

L’evento si è concluso e con questo anche il tuo lavoro? Tutt’altro! “Coccola” ancora un po’ i tuoi utenti su Facebook. Come? Pubblica nuovi contenuti, magari curiosità sull’evento stesso, com’è andato, eventuali slide o ricorda quando verranno inviate via mail.