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Cose che il meeting planner deve fare il giorno dell'evento (per sopravvivere)

Cose che il meeting planner deve fare il giorno dell'evento (per sopravvivere)

Ebbene sì, il grande giorno prima o poi arriva. E per un event planner quale può essere se non il giorno dell’evento?

Dopo grandi preparativi, tanto lavoro e tanta fatica, è un po’ come il giorno degli esami e il primo mantra da ripetersi è che comunque andrà sarà un successo. Sì, inutile dire che potrebbe non essere così, perché l’importante è crederci.

Avere già passato la notte prima dell’evento, e se seguite i nostri consigli potrebbe risultarvi tutto sommato facile, perché dormire ed essere riposati sarà davvero determinante per la buona riuscita del vostro evento, ma anche per la vostra salute.

E quel giorno, il giorno dell’evento intendiamo, sapete già cosa dovrete fare, perché siete dei professionisti e perché vi siete preparati a lungo.

Ma non importa quanto siate navigati, lo stress potrebbe comunque giocare un brutto scherzo, e quindi – come sempre un po’ sul serio un po’ per gioco – vediamo insieme cosa non dovrete dimenticare di fare per arrivare, indenni, alla fine della giornata.

Cose da fare il giorno dell'evento

Sorridere. sì, d’accordo. Ovviamente davanti a clienti e partecipanti dovete sorridere. Lo potete fare forzatamente, e in ogni caso lo dovrete fare, ma quanto più ne sarete convinti tanto più il vostro buonumore sarà reale e il vostro stato d’animo ne gioverà. Sapete che chi sorride ringovanisce addirittura in viso e ci fa sembrare più giovani di almeno di 3 anni? Non male per un giorno in cui dovreste essere il massimo anche dal punto di vista fisico.

Pensate al look. certo che dovrete vestirvi bene. Ma le regole sono due: vestirvi in maniera adeguata all’evento e comunque con abiti che vi facciano sentire a vostro agio. Sì, perché sentirsi bene nei propri panni aumenterà la sicurezza in voi e gli altri se ne accorgeranno.

Svegliatevi presto, ma non prestissimo. A meno che gli impegni ve lo richiedano, è inutile vedere l’alba del giorno dell’evento. Vi basterà calcolare di avere tutto il tempo necessario per prepararvi con calma, calcolate anche un margine per il solito imprevisto che potrebbe mettervi in agitazione, come un po’ di caffè versato sulla camicia appena indossata e che quindi che dovrete cambiare. Anzi, fate così, prendetevi il vostro caffè direttamente in piagiama!

Qualche minuto di meeting con lo staff. Avete presente quando gli attori si riuniscono prima di andare in scena e si caricano a vicenda? Ok, non ripeteremo il loro grido scaramantico, qui non sta bene, ma fare sentire lo staff in un gruppo che lavorerà a un unico obiettivo e aiutare ognuno di loro a trovare la carica giusta è qualcosa che potete senz’altro fare.

Un minuto con voi stessi. Dedicati davvero quell’unico minuto che avrete per voi in un giorno così. Chiudetevi da qualche parte e apprezzate un perfetto silenzio, oppure guardatevi allo specchio e sorridetevi, ditevi che ce la potete fare… ma fate tutto, in quel minuto, completamente soli. Il bagno di folla è lì che vi aspetta, sarete per tutto il giorno circondati da tantissima gente, vi serve un attimo solo ed esclusivamente per voi!

Parola d’ordine: check. Sì, potrebbe essere deleterio se all’ultimo minuto vi rendete conto che vi manca qualcosa, ma meglio scoprirlo così piuttosto che quando vi servirà davvero, no? Quindi controllate i materiali, controllate le liste, e controllate di avere nella vostra borsa tutto il necessario per le solite emergenze, dai cerotti al caricatore per lo smartphone.