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Come organizzare un meeting perfetto con la regola delle 5 w

Come organizzare un meeting perfetto con la regola delle 5 w

Giornalisti e meeting planner sono due professioni differenti, ovvio. Eppure hanno alcune cose in comune. Vi state chiedendo cosa? Intanto si occupano delle persone, anche se in maniera diversa, e inoltre quello che fanno, in fondo, è trasmettere dei contenuti, in un'ultima analisi raccontare "storie", se ci passate il termine.

Anche perché, partiamo proprio da questo concetto per arrivare dritti al punto: quello che hanno davvero in comune i giornalisti e gli event planner è la mitica regola delle cinque W.

Sapete di cosa si tratta? Del who, what, where, when e why di ogni cosa che accade. Il chi, cosa, dove, quando e perché.

E appunto, si tratta di una buona base di partenza non solo per redigere un articolo, ma anche per organizzare un evento e ancora di più un meeting, che siate dei meeting planner professionisti o che abbiate ricevuto il difficile compito di organizzare una riunione importante in azienda, con i vostri clienti, con possibili partner professionali.

Ci avevate mai pensato?

La regola delle cinque W e le riunioni       

Prima di organizzare una riunione, meglio concentrarvi su queste cinque "semplici" coordinate: chi, cosa, dove, quando e perché.

Who, il chi. Chi deve essere invitato? Non sbagliare questo semplice passaggio e invitare solo le persone interessante all'ordine del giorno è davvero indispensabile. E poi così tanto semplice non è, quindi meglio dedicarci l'attenzione necessaria.

What: Il cosa. Cosa si vuole da ognuno dei partecipanti? Prima della riunione è necessario mandare a ciascun l’agenda dettagliata della riunione, per permettere loro di prepararsi in anticipo e assicurarsi che il loro intervento sia preciso e pertinente. Ma non solo.

When è il quando del vostro meeting. Ma non è ovviamente all'indicazione temporale della riunione l'oggetto del discorso. Il "quando" in questione è il "durante": per esempio avere stabilito l’ordine di intervento di ognuno ne aiuta lo svolgimento o ancora meglio confrontarsi con i partecipanti sul loro intervento prima della riunione, così da assicurare a ognuno il tempo sufficiente per esporre in maniera chiara i propri concetti.  E When è anche (o soprattutto) la risposta alla fatidica domanda: quanto tempo deve durare il meeting perfetto? Esistono diversi metodi, si potrebbe quasi dire delle vere e proprie tecniche, per organizzare al meglio il tempo e il ritmo della riunione, meglio studiarsele prima e scegliere la più adatta alla vostra situazione.


Why, perché? Prima anche di pensare a organizzare una riunione si deve avere chiaro l’obiettivo. Meglio un obiettivo per volta, o almeno assicurarsi che l'ordine del giorno sia seguito. 

Where (dove). Sì, certo. Dove si trova la riunione. Ma anche "in quale direzione stiamo andando con questa riunione?". Quali obiettivi vogliamo raggiungere?