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Mini-Meeting: quattro vantaggi delle piccole riunioni

Mini-Meeting: quattro vantaggi delle piccole riunioni

I grandi numeri sono sempre meglio? Pensiamo proprio di no, soprattutto quando si tratta di organizzare eventi ad alto valore aggiunto in fatto di contenuti. Ecco perché se fai il meeting planner ti capiterà di dovere valutare l'organizzazione di piccole riunioni con un numero ridotto di partecipanti.

E non soltanto per motivi di budget, anzi, non è detto che il budget per riunioni con pochi partecipanti sia necessariamente inferiore: ci stiamo infatti riferendo anche all'eventualità di più riunioni in simultanea come sessioni di lavoro, oppure a roadshow dedicati, a eventi insomma che anche in fatto di impegno nell'organizzazione non hanno nulla da invidiare alle grandi convention.
 
Piccoli meeting, seminariworkshop, corsi di formazione beneficiano senza dubbio della consolidata competenza dei planner, che per questa specifica tipologia possono mettere in campo anche consolidate metodologie didattiche basate sull’uso della tecnologia.


Quando organizzare piccole riunioni e perché

 
#1 - Coinvolgimento
I gruppi ristretti rendono possibile l’impiego di numerose tecniche formative per stimolare l’interazione, i lavori di gruppo, incentivare lo scambio e la discussione, animando la sessione con giochi ed esperimenti anche molto semplici – a volte bastano un foglio di carta e una penna – o più raffinati, che garantiscono un maggiore coinvolgimento.  Per ottenere questo risultato i procedimenti da seguire non sono sempre gli stessi. In generale occorre garantire una minore distanza tra podio e platea, strutturare la sala con un allestimento a banchi di scuola o a ferro di cavallo, a seconda delle esigenze.
 
#2 - Produttività
Le piccole riunioni permettono una più diretta raccolta di feedback e una più semplice  soluzione di dubbi oltre che a un apprendimento attraverso il confronto alla pari con i presenti. In quest’ottica la riduzione numerica dei gruppi può essere vista come un modo per aumentare la produttività e conseguentemente anche il Roi dell’evento. Per dirla all’americana: smaller is smarter.


#3 ­-  Partecipazione senza distanze
L’evento è di successo se tale lo ritiene chi vi ha partecipato: se si è sentito accolto, coccolato, ascoltato, se ha appreso cose utili per migliorare concretamente il suo modo di lavorare o di agire, se ha avuto modo di apprezzare la professionalità degli speaker, l’amenità o la funzionalità della location. La specificità degli small meeting risiede nel diverso tipo di rapporto che si instaura tra relatore e pubblico, e tra singoli partecipanti con differenze di approccio da non sottovalutare. 

#4 - Motivazione
Un vantaggio non trascurabile del lavorare con i piccoli gruppi è dato dal risvolto motivazionale.  Spesso l’essere incluso in una cerchia selezionata di partecipanti ha un effetto incentivante perché si migliora l’esperienza e il senso di apprezzamento.