Come un evento diventa (quasi) perfetto?
Avete presente quando si dice che tra i pochi dettagli che chi organizza eventi non può pianificare c'è il meteo? In quel caso le cose possono andare in almeno due modi diversi: o l’evento si guasta, purtroppo, come il tempo, o si capisce che il maltempo non impedisce ai partecipanti di sfidare condizioni metereologiche avverse perché quello che proponete vale la pena di non essere perso.
Sappiamo che tutti i meeting planner capiscono cosa abbiamo provato nel vedere Roma sotto pioggia e freddo, che sembrava Natale e invece era il 15 maggio, proprio il giorno del Buy Mice a Villa Miani! Perché avremmo voluto che tutto, ma proprio tutto, fosse perfetto.
Ma forse perfetti non lo si è mai.
Ma al quasi perfetto ci si ambisce, eccome! Perché diciamolo, in occasioni come queste quello che vale è la motivazione. E quella c’era tutta, che era la stessa per 45 espositori e oltre 160 buyer intervenuti, di incontrare persone dal vivo, fare business stringendosi le mani come a volte non si trova più il tempo di fare. Lo sapete che, secondo una ricerca di Forbes, l’84% su 760 intervistati ha dichiarato di preferire incontri face to face perché permettono di stabilire rapporti di business più significativi e di maggiore fiducia reciproca?
E questo perché mail e comunicazioni scritte possono indurre a fraintendimenti che in alcuni casi portano addirittura alla risoluzione del rapporto lavorativo o almeno a malumori o perdite di tempo inutili.
Del resto, non continuiamo tutti a preferire un caffè con un amico piuttosto che parlarci via whatsapp?
Certo, non è sempre facile, ed è tutta colpa del tempo (ma questa volta il meteo non c'entra). Non c'è tempo di fare site inspection, non c'è tempo per meeting e incontri, e questo è del tutto comprensibile quando si organizza eventi. Ecco per cosa, tra l'altro, hanno ringraziato i buyer, che dopo gli appuntamenti e prima di andare via, si sono presi un minuto per dire al nostro staff organizzativo che hanno apprezzato molto l'evento, la qualità degli espositori e in tanti hanno salutato dicendo che sarebbe bello se ci potessero essere più edizioni del nostro workshop in città durante l’anno, per ottimizzare, appunto, i tempi e trovare quello che cercano in un posto e in una volta soli, e pure in un contesto amichevole dove fare networking con i colleghi.
Ecco allora che, nonostante la pioggia, la nostra giornata è diventata splendente, perché abbiamo fatto un ottimo lavoro e quello che più conta è che a dirlo sono gli altri.
La formula del workshop: cosa succede?
Il Buy Mice Roma inizia il pomeriggio, nella splendida location di Villa Miani, verso le 15, e prosegue per tutta la giornata.
I buyer romani potevano arrivare all’ora per loro più comoda e trattenersi tutto il tempo che ritenevano necessario a incontrare gli espositori di loro interesse, scegliendoli tra location famose che avrebbero sempre desiderato conoscere, location inedite e tutte da scoprire, gruppi alberghieri e fornitori di servizi congressuali.
Tutti i buyer hanno potuto cucire su misura il loro percorso ideale e personalizzato tra gli stand, e lo hanno potuto fare già nella fase di pre-accredito, quando hanno ricevuto i profili di tutti gli espositori.
Il format di Buy Mice Roma prevede che anche il tempo a disposizione per ogni incontro sia libero, quello che serve per conoscere, creare o rafforzare un reale legame di business tra gli interlocutori. Per tutte le esigenze, fino al più minimo dettaglio, lo staff Ediman e le hostess restano a disposizione di buyer ed espositori per gestire la successione degli appuntamenti e assicurarsi che tutto vada a buon fine.
Gli espositori di BuyMICE Roma 2019
Admiral Park Hotel - Asa Tours - Atlante Hotels - Bettoja Hotels Collection Roma - BV Oly Hotel - CapoVaticano Resort - Cardinal Hotel St. Peter Roma - Conventions Malta - Cosmopolitan Hotels - Courtyard by Marriott Central Park - Diana Hotel Roof Garden - Falkensteiner Hotel - FH55 Hotels - Grand Hotel Baglioni Firenze - Grand Hotel Palace Varese - Grand Hotel Plaza Roma - Grand Hotel Ritz - Gruppo Loan - Hilton Sorrento Palace - Hoteli Bernardin - I Casali del Pino - La Venaria Reale - Lake Como Convention Bureau - LDC Italian Hotels - Lloyd's Baia Hotel - Mercure Roma West - Mi Malta - Oltremare - Palariccione - Palazzo Caracciolo - Palazzo Merulana - Residenza di Ripetta - Russo Agency - Salute Hospitality Group - Silva Splendid Hotel - Sina Hotels - Sire Ricevimenti - Space Hotels - Spazio Musa - Starhotels - The Building Hotel - Towers Hotel Sorrento Coast - Turismo Torino Convention Bureau - Villa Aminta - Yes Hotel Touring.
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