2947

Location
per eventi

13621

Sale
meeting

320

Agenzie
e servizi

10874

Articoli
e recensioni

Dieci tecnologie a cui il meeting planner di oggi non può rinunciare

Dieci tecnologie a cui il meeting planner di oggi non può rinunciare

Farsi influenzare dalla tecnologia non è solo inevitabile, ma è cosa buona e giusta. Soprattutto se pensate di essere meeting planner moderni e aggiornati. Certo questo non significa che la personalizzazione di un evento possa prescindere da creatività e dal giusto tocco personale, ma è inutile negare che gli strumenti tecnologici vengono in aiuto non soltanto durante l’evento in sé, ma ne migliorano l’efficacia prima e dopo.

A dirlo è anche una ricerca condotta dall’International Association of Conference Centres sulle tecnologie che maggiormente influenzano meeting planner e gestori di location in tutto il mondo.

Ecco cosa è emerso dalla ricerca.

1 – Social media: i più dipendenti sono i Millenials, ovvero la generazione Y, coloro che hanno tra i 18 e i 32 anni. Sono loro i più abili nell’utilizzo dei social, e soprattutto hanno l’abilità di influenzare attraverso i canali sociali l'andamento stesso dell'evento e i suoi partecipanti, come veri e propri influncer. In una location non mettono nemmeno in conto di non trovare una connessione wi-fi gratis e veloce, che risulta la prima cosa da 'pretendere'.

2. Ambienti tecnologici per la socializzazione: per lungo tempo il termine ‘socializzazione’ è stato sostituito da ‘networking’. Oggi si ritorna al primo termine e ci si aspetta da una location luoghi accoglienti e tecnologicamente moderni dove rilassarsi in una pausa durante un evento. Dalla ricerca è emerso che in questi luoghi si parla volentieri e soprattutto di business.

3. Tecnologia LED per le luci, cromoterapia e arredi ultramoderni: sono sempre più apprezzati e ritenuti molto influenti per il successo di un meeting. Particolarmente apprezzati sono gli ambienti in cui è possibile far cambiare colore alla luce e le atmosfere high-tech.

4. Eventi geolocalizzati: sono apprezzate soprattutto le personalizzazioni che la geolicalizzazione permette, come notifiche e facilitazioni all’arrivo. Per esempio la reception può stampare un badge non appena si riceve la notifica via app che un delegato ha varcato la soglia della location, senza farlo attendere al desk.

5. Scambio di informazioni: ci vuole naturalmente il permesso del proprietario, ma lo smartphone può diventare un utile strumento di scambio di informazioni, profili social, informazioni utili per accedere alla location, fino alle preferenze sul cibo ecc. Si può condividere video di presentazioni, contenuti e foto durante l'evento.

6 Droni:  sicuramente non sono ancora alla portata di tutti, ma i droni sono sempre più utilizzati in diversi ambiti e ora gli organizzatori di eventi li impiegano con successo per scattare foto dell’evento da punti di vista decisamente inusuali o realizzare mappe per il GPS.

7. Caricatori senza fili: sono uno dei ‘must have’ per essere realmente aggiornati in fatto di modernità tecnologica. Per darvi un’idea, Ikea sta installando caricatori wireless di serie sulle scrivanie che mette in commercio, e di certo non possono sfuggire a questo trend le sale riunioni e tutti i luoghi deputati a ospitare uomini d’affari, dal bar al ristorante.

8. Eventi virtuali con tecnologia avanzata: non basta più avere una connessione qualsiasi per mettere in contatto persone che si trovano in luoghi diversi. I virtual meeting richiedono ora tecnologie avanzate che migliorino l'esperienza virtuale, come per esempio microfoni montati sul soffitto per un effetto sonoro di qualità superiore, connettività a banda larga, ecc..

9. Virtual tour con tecnologia Streetview: purtroppo non sempre chi si occupa di organizzare eventi all’interno di un’azienda ricopre il ruolo ‘ufficiale’ di meeting planner. Spesso si tratta di personale addetto alle risorse umane, al marketing, o così via e spesso non può dedicare alla ricerca della location tutto il suo tempo. Ecco dunque che i meeting planner, o chi ne fa le veci, si affida volentieri a tour virtuali delle location secondo il concetto della tecnologia utilizzata da Streetview, senza dover rinunciare a immagini e informazioni dettagliate sulla location da scegliere per il proprio evento.

10. Compare il meeting online: Iacc dichiara che una location per eventi che fa parte dell'associazione ha riportato di avere ricavato il 70% delle sue vendite da acquisti effettuati online. Un esempio del nuovo trend secondo il quale il meeting planner si aspetta di trovare siti di location per eventi non solo aggiornati dal punto di vista delle informazioni sulle sale, la capacità, le dotazioni tecnologiche, la capienza, ma con gli strumenti adatti a interagire con la location in maniera efficace senza spostarsi dal proprio ufficio, vendita degli spazi e dei servizi compresa.