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Nuovi eventi, nuova creatività: prendetevi il tempo di progettare

Nuovi eventi, nuova creatività: prendetevi il tempo di progettare

“Essere creativi significa in primo luogo fare qualcosa di insolito. D’altra parte, per quanto insolita, l’idea deve essere abbastanza logica perché la gente possa prenderla sul serio”. Lo sostiene lo psicologo statunitense Howard Gardner.

Parole quanto mai sagge in tutti gli ambiti che colpiscono nel segno il segmento Mice, costantemente alla ricerca di soluzioni innovative per carpire il plauso e l’attenzione di congressisti e meeting planner. Il concetto di creatività nasce nel secolo scorso e i primi studi sulla materia risalgono agli anni Venti: le ricerche hanno dimostrato come in alcuni campi, soprattutto scientifici, questa caratteristica sia appannaggio dei giovani mentre per le arti e le discipline più strettamente umanistiche – tra le quali possiamo annoverare l’ideazione di eventi – il quid dell’inventiva sia senza età.

Dunque, spazio – e soprattutto tempo – alla creatività in queste prime settimane per progettare, o dare indicazioni a chi di organizzazione si occupa, gli eventi più cool del 2016.

Già l’etimologia ci mette sulla buona strada. Il latino “e-ventium” si può tradurre come “risultato in divenire”, un dinamismo volto a produrre un risultato, la relazione umana che catalizza la comunicazione. E, come accadeva per le feste arcaiche, i tempi dell’evento non sono solamente circoscritti all’esecuzione ma comprendono la preparazione, la divulgazione e l’insieme di azioni legate al post-evento.

Dunque, eccoci al primo passo: il tempo. Fattore indispensabile per poter attingere a quelle risorse mentali che consentono alla curiosità di fondersi con l’estro per prendere forma nella creatività. Sì, perché la fantasia non può svilupparsi e concretizzarsi senza un “periodo di gestazione”. Chi ha sempre fretta, troppe cose cui pensare ed eccessivi impegni difficilmente riuscirà a partorire un‘idea veramente originale e innovativa. I processi del pensiero hanno bisogno di tempo. E, conseguentemente, di organizzazione, utile stratagemma che consente di sfruttare al meglio il tempo stesso senza perderlo affrontando più volte, ma senza costrutto, i problemi.

Organizzazione, dicevamo, il secondo passo verso il successo. Quella capacità mentale – imparate a mettere su carta (o su file) i pensieri, fossero anche solo spunti embrionali – che consente di avere una visione d’insieme e di lavorare poi sul progetto, fino alla stesura finale, sia questa il canovaccio dell’evento oppure il briefing da fornire a chi il vostro meeting dovrà poi realizzarlo in concreto.

Approfittate dunque di questo inizio d’anno per fare, con tutto l’anticipo necessario, mente locale sui mesi che verranno.

La pianificazione in termini di “tempo-organizzazione” in ambito Mice passa attraverso alcuni passaggi essenziali:
• dare forma a un progetto, anche in bozza
• stabilire il budget
• calendarizzare l’evento
• stilare un piano d’azione con relativo cronoprogramma, indispensabile per tenere sotto controllo l’avanzamento dei lavori
• suddividere i compiti assegnando le mansioni in base alle attitudini personali dei collaboratori
• individuare una rosa di sedi potenzialmente idonee
• programmare gli aspetti logistici
• prendere contatto con i relatori e il moderatore.  

Una volta sviluppati questi otto step iniziali farete seguire un’analisi particolareggiata dello scenario, anch’essa da impostare con criteri di semplificazione e di ottimizzazione delle risorse in base alle necessità. Una corretta progettazione delle linee guida, capace di risolvere rapidamente i problemi strutturali, non tarderà lasciare spazio – e naturalmente tempo – alla fantasia e alla creatività vera e propria.