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L'invito al meeting: cinque suggerimenti per farlo perfetto

L'invito al meeting: cinque suggerimenti per farlo perfetto

3, 2, 1 partiti. Il conto alla rovescia per il vostro convegno è inesorabilmente scattato. Fissata la data e opzionata la sala in base a una preventiva stima dei partecipanti, un passo importante è ora formulare correttamente la lista dei delegati e redigere l’invito. Per quanto semplice in linea teorica, il compito richiede maggiori attenzioni di quanto non sia portati a pensare, e gli errori non mancano.

La partecipazione, infatti, deve essere tailor made sulle caratteristiche dell’evento e non può prescindere, nella forma, del destinatario. Va da sé, dunque, che per lo stesso appuntamento dobbiate mettere in conto di fare inviti differenziati in base ai delegati.

Innanzitutto, focus sull’argomento dell’incontro: l’invito a un seminario scientifico non potrà essere uguale a quello di una cena aziendale. La forma deve rispecchiare con precisione il tema dell’appuntamento, pena non essere ben compresi dal destinatario e conseguentemente cestinati.

Ecco in estrema sintesi i cinque concetti chiave da tenere sotto controllo al momento di compilare gli inviti:

1. Elenco degli invitati, loro cariche e relativi indirizzi. Quella che sembra una banalità nasconde più di una problematica. Innanzitutto, la compilazione dell’elenco non va lasciato al caso: al di là dei numeri, è la qualità dei delegati che farà la differenza tra una mediocre e un’ottima riuscita del meeting. Le cariche rivestite, poi, sono molto importanti. Mandare un invito indicando il ruolo aziendale datato o sbagliato è indice di una mailing list non aggiornata e di sinecura per il delegato. Pessimo approccio al potenziale ospite; peggio solo commettere errore nel nome...

2. Per la composizione dell’invito vale la famosa regola delle Five Ws del giornalismo anglossassone (e non solo), ovvero, “who” (chi), “what” (che cosa), “when” (quando), “where” (dove) e “why” (perché). Non siate criptici perché l’invito deve anche essere ricordato con facilità. Una forma troppo elaborata o con informazioni da ricercare non rappresentano l’optimum, a meno che, proprio nella “misteriosità” dell’invito non si annidi una delle caratteristiche dell’incontro. Un esempio: i delegati a un convegno di enigmisti troveranno divertente, e già in sé stimolante, decifrare una piccola sciarada per scoprire il tema della convocazione, ma una versione “decifrata” va comunque inclusa nel messaggio. Non devono inoltre mancare i contatti cui inviare la conferma della presenza, o meno, all’evento.

3. L’ortografia italiana non è declinabile secondo necessità. In linea di massima solamente i nomi propri reggono l’iniziale maiuscola ma nel nostro caso, per dare risalto all’ospite, si può fare uno strappo alla regola per la carica rivestita. Niente di male. Purché, naturalmente, l’invito non diventi un florilegio di maiuscole inutili che porterebbe solo a vanificarne il significato.

4.
Se la tipologia dell’incontro, il luogo o la diversità dei delegati lo richiedono, non abbiate timore di includere nell’invito il dress code secondo la convenzione internazionale (black tie, cocktail, smart casual eccetera). Nessuno si offenderà della precisazione e certo eviterete potenziali imbarazzi. In alcune situazioni non guasta neppure includere, in massima sintesi, una descrizione dello svolgimento del meeting.

5.
Nel caso l’invito debba essere inviato in forma tradizionale, preparate il testo in “brutta copia” così da poterlo sistemare agevolmente e copiare “in bella” solamente a lavoro terminato. Su file, naturalmente, è tutto più facile ma anche in questo caso, per non dare nulla per scontato (se vi state occupando in prima persona del meeting può darsi alcune informazioni siano per voi superflue e quindi non considerate), fate controllare la versione definitiva dell’invito a un collaboratore. Quattro occhi vedono meglio di due e il perfido Murphy, con le sue leggi incontrovertibili, è sempre in agguato.