2951

Location
per eventi

13633

Sale
meeting

321

Agenzie
e servizi

10881

Articoli
e recensioni

Come valutare le destinazioni congressuali

Come valutare le destinazioni congressuali

In un segmento Mice sempre più complesso e raffinato, uno dei compiti ardui di chi organizza eventi è valutare la competitività delle differenti destinazioni congressuali esaminando l’insieme dei pro e dei contro.

Tra i primi punti da considerare è se ci troviamo in presenza o meno di un convention bureau e/o di strutture associative organizzate per la gestione di eventi, siano queste completamente private oppure in qualche modo supportate dalle istituzioni locali. In caso affermativo, si tratta di un buon punto di partenza a livello consulenziale e di conoscenza del territorio, delle strutture presenti e dei servizi disponibili.

Particolare attenzione, anche nell’ottica di un budget senza sprechi, va posta su quelle destinazioni emergenti, ovvero su quelle sedi che più di recente si sono affacciate al mercato congressuale, offrono soluzioni concorrenziali e che molto rapidamente si stanno organizzando per poter offrire ai delegati le condizioni migliori.

L'analisi comparativa tra le destinazioni si basa fondamentalmente su quattro indicatori principali, tutti strettamente correlati tra loro:
• la raggiungibilità
• l’offerta alberghiera
• la capacità delle sedi
• il budget per ciascun delegato.
A seconda della tipologia dell'evento, molte altre voci (per esempio la presenza di eventuali barriere architettoniche, di particolari condizioni climatiche, di concomitanze religiose eccetera) possono entrare in questa graduatoria.

• Particolare peso va dato alla raggiungibilità della destinazione, ovvero alla presenza delle principali infrastrutture e dei trasporti come aeroporti e stazioni ferroviarie ma anche prossimità alla rete autostradale, viabilità e disponibilità di parcheggi. Se il convegno richiama persone dall’intero territorio nazionale oppure dall’estero saranno certamente aerei e treni i mezzi privilegiati (in questo caso anche transfer, navette e taxi devono essere presi in considerazione) ma entro i confini regionali o territoriali è quasi sempre l'auto quello prediletto.

• La ricettività alberghiera va valutata considerando il totale dei posti letto degli hotel a tre, quattro e – se la policy lo consente – cinque stelle. Questa voce va messa in stretta relazione con la sede congressuale prescelta, laddove questa si può trovare all'interno dell’hotel stesso (abbattendo così generalmente i costi) oppure all’esterno. Argomento da non trascurare sono le policy, che consentono o meno l'utilizzo di strutture a cinque stelle per alcune tipologie di meeting. Com’è noto, l'attribuzione delle stelle è un criterio molto discusso e certo non uniforme, e per alcuni eventi possono essere presi in considerazione anche i tre stelle, previa una verifica della qualità delle strutture e dei servizi offerti.  

• Criterio cruciale è la capacità di accoglienza delle sedi congressuali, dipendente dalla tipologia dell'evento che dovete organizzare. Spesso gli spazi congressuali più capienti sono situati in grandi città e quindi giocoforza non potrete che rivolgere a queste le vostre attenzioni. Per meeting che non hanno nel numero dei delegati la loro criticità, però, è bene valutare anche soluzioni più smart, magari trovando una location innovativa in una destinazione meno gettonata. E quindi, spesso, meno cara.

• Strettamente connesso alla tipologia dell'hotel così come alla destinazione stessa è il budget per ciascun congressista. È ben noto, infatti, come alcune città – quelle d’arte, per esempio – siano generalmente più care rispetto alla media nazionale e sempre molto richieste. La valutazione finale va fatta sul rapporto qualità-prezzo in riferimento sia alle tipologie alberghiere sia alla stessa sede, ai servizi offerti e alla sua raggiungibilità.

La comparazione di diverse destinazioni non si basa dunque su una regola aurea ma si compone – al di là della imprescindibile valutazione dei quattro indicatori esposti sopra – di volta in volta in base alle necessità e alle variabili che devono essere considerate per ciascun evento specifico come la stagionalità, le condizioni climatiche (che, per esempio, potrebbero invalidare manifestazioni all'aperto), le necessità dei singoli delegati, le sovrapposizioni con altre manifestazioni nella stessa destinazione e molte altre voci.