3022

Location
per eventi

13850

Sale
meeting

330

Agenzie
e servizi

10925

Articoli
e recensioni

Cosa è l’analisi SWOT, perché serve agli organizzatori di eventi e un esempio pratico

Cosa è l’analisi SWOT, perché serve agli organizzatori di eventi e un esempio pratico

La fase di pianificazione è tra le prime cose da affrontare nell’organizzazione di un evento. La pratica infatti, quando si tratta di fare scelte strategiche, non può fare mai a meno della teoria, anche se le due sono strettamente collegate. 

Per incominciare bene a pianificare la strategia del vostro evento, un’ottima soluzione può essere l’analisi SWOT, ma di cosa si tratta?

Cosa è l’analisi SWOT

La SWOT Analysis è un modello che è stato creato negli Anni 60 da Albert Humphrey e da allora è diventata estremamente popolare e utilizzata quando di tratta di definire una strategia di business e può essere applicata praticamente a qualsiasi azienda. Nel nostro caso può essere d'aiuto per analizzare la strategia di comunicazione e di un evento.

Partendo dalle definizione, SWOT è l’acronimo di strengths, weaknesses, opportunities, threats. Si tratta dunque, fissato un obiettivo strategico, di analizzarlo da questi quattro punti di vista: punti di forza, punti di debolezza, opportunità e minacce.

Punti di forza e di debolezza

Le valutazioni riguarda l’ambiente interno, ovvero nel caso di un evento, i punti di forza e di debolezza di ogni planner e agenzia, come per esempio le persone che potete mettere a disposizione, le competenze di cui disponete, il vostro potere di contrattazione con i clienti, il vostro potere decisionale in merito a location, budget, le possibilità di rispetto del briefing ottenuto dal committente.

Opportunità e minacce

Queste due voci riguardano invece l’analisi dell’ambiente esterno, quelle cioè con cui dovrete misurarvi ma che non dipendono dalle vostre precise competenze. Per esempio, le possibilità di riuscita del progetto considerando il mercato, ma anche – nel caso l’evento non ve lo siate già aggiudicato - la disamina delle proposte che possono mettere in atto i concorrenti.

In generale, da tenere presente che anche l'idea più accattivante e che meglio sposa i desiderata del committente potrebbe evolvere in un insuccesso se a monte non è stata compiuta un'analisi minuziosa e dettagliata soprattutto per quanto riguarda le potenziali minacce provenienti dall'ambiente e le criticità. 

Da dove iniziare

L’analisi SWOT può essere fatta a mano, oppure potete trovare diversi template online. Graficamente non è altro che un diagramma diviso in quattro quadranti in cui andrete a inserire le quattro voci, compilandoli mentre procedete nell’analisi. Prima di fare qualsiasi cosa è però necessario stabilire il vostro obiettivo. Potrà essere un generico “evento di successo”, ma questo potrebbe vanificare l’efficacia dell’analisi. L’obiettivo strategico dovrebbe essere più preciso: più partecipanti dell’edizione precedente, più engagement social, più guadagno, ma anche più sponsor, e così via.

 

Analisi SWOT: facciamo l’esempio per un evento


• Per partire da una base di lavoro, prenderemo in esame eventi analoghi a quello che dovete organizzare – sia realizzati da noi sia da concorrenti – che abbiano avuto obiettivi, target e location similari. Anche la periodicità può giocare un ruolo non secondario, in quanto la stagione determina cambiamenti nell’ambiente esterno. 

• Il secondo passo consiste in una frammentazione analitica dell'evento, in pratica una “polverizzazione” in tutte le sue più minute componenti. Maggiore riuscirà a essere la capacità di segmentare ciascun capitolo, minori saranno gli aspetti non calcolati. Siate minuziosi; in questo caso il puntiglio è un plus. 

• Questi, a titolo esemplificativo, vista la complessità del settore e le infinite possibili declinazioni di un evento, gli aspetti da sottoporre a disamina: il budget, la location, la durata, la stagione, il panel dei relatori e il moderatore/conduttore, il numero dei delegati (attenzione, in alcuni casi questo dato non è noto fino al momento dell’evento), hostess e steward, il piano di comunicazione, la tempistica a disposizione, l’accoglienza in hotel, i transfer, le facility, la traduzione, la copertura assicurativa, la policy aziendale, l’eventuale presenza di sponsor eccetera. 
Oggi più che mai è inoltre indispensabile l’analisi dei fattori di rischio anche provenienti da situazioni geografiche e tensioni politiche.   

• Per ciascuna voce si dovrà analizzare dove l’evento in programmazione debba essere allineato rispetto a quelli presi in esame e in che cosa, invece, dovrà differenziarsi. Attraverso questa comparazione sarà possibile al contempo correggere le criticità e rilevare situazioni che possono invece incidere vantaggiosamente sia sul budget sia su altre voci.   

• Non abbiate incertezze nella valutazione del rischio. Meglio essere prudenti, la cautela va a vantaggio di tutti. Soprattutto in questo periodo, l’analisi delle potenziali minacce ne favorisce la prevenzione e la possibile gestione. 
Va da sé che l'imprevisto è sempre dietro l’angolo ma un buon organizzatore, se ha il quadro completo e chiaro della situazione, sa far fronte a un'emergenza senza andare nel panico.