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Grandi eventi, come gestire l'interazione con la platea

Grandi eventi, come gestire l'interazione con la platea

Non è mai facile gestire correttamente il momento del primo contatto con un grande pubblico. Sono essenzialmente tre i punti chiave da presidiare in questo approccio iniziale, tutti interconnessi tra loro e di pari importanza.

1. Per prima cosa bisogna definire - in pochissimo tempo - qual è la platea di riferimento, quante persone la compongono e quali sono le leve sulle quali fare forza per conquistare la loro attenzione. Avremo sicuramente alle spalle un briefing da parte del committente ma la teoria è anche in questo caso ben diversa dalla pratica. Questa prima analisi influisce direttamente sulle modalità di azione e sulle strategie emozionali, gestuali e verbali che devono essere poste in atto. Essere precisi e rapidi in quest'analisi è fondamentale per catturare nel verso giusto l'attenzione della platea perché non esiste una regola aurea: comportamenti e parole che possono avere grande influenza su alcuni gruppi non hanno presa su altri oppure possono portare al risultato peggiore in assoluto, ovvero che si crei un distacco tra relatore e gruppo di delegati.

2. In secondo luogo è importante conoscere con precisione millimetrica gli obiettivi di comunicazione da raggiungere, cioè il messaggio che deve essere trasmesso. Il rischio, in questo caso, è che nonostante il punto precedente sia stato ben svolto - e quindi sia riusciti a coinvolgere la platea - non si riesca comunque a pilotare la sua attenzione su quello che il vero scopo della convention, deludendo così i desiderata del committente.

3. Il terzo passo comporta passare all'azione vera e propria. In questo campo sono diversi i metodi e le scuole di pensiero, ma tutti mirano al coinvolgimento positivo del pubblico per introdurre nel modo migliore le attività che si andranno a svolgere durante il meeting. Si colloca in questo punto la figura chiave del moderatore o del presentatore, a seconda dei casi, che costituisce l'anello di congiunzione tra il pubblico e il messaggio da comunicare e, al tempo stesso, il catalizzatore per orientare i delegati dalla modalità di ascolto e ricezione a una partecipazione più attiva.

Un esempio di attivazione rispetto alla presenza passiva è rappresentata dal televoto, tecnologia oramai molto diffusa e semplice da attivare, che seppur da alcuni considerata banale rimane sempre un efficace strumento di coinvolgimento. Non va dimenticato infatti che l'interazione rappresenta sempre un punto nodale per la corretta penetrazione del messaggio obiettivo della convention: il pubblico è chiamato a interagire e a esprimersi su qualcosa, come esprimere il proprio parere su aspetti di marketing o strategici dell'azienda. In altre parole, il coinvolgimento rende ciascun delegato parte indispensabile e integrante di un insieme, con la soddisfazione che ne deriva.
Un altro esempio di stretta interazione con il pubblico possono essere i role play e i lavori di gruppo. Anche in questo caso, molto adatto a eventi formativi, i delegati sono invitati a esprimere la propria opinione e a formulare strategie, eventualmente con l'aiuto di un facilitatore. Il presentatore (o moderatore)  può ben rappresentare questa figura.

E se fin qui è andato tutto bene, non resta che fare attenzione alle individualità dei presenti. Perché se è cruciale fare sentire veramente protagonisti i partecipanti, questo non va mai fatto travalicando il carattere individuale. Non va dimenticato, infatti, che alcune persone non amano essere poste al centro dell'attenzione, men che meno in un contesto professionale, mentre altre gradiscono molto le luci della ribalta. Anche questo è un aspetto che il presentatore deve riuscire a cogliere prima di interagire con il pubblico: il rischio infatti, è "trascinare" sotto i riflettori la persona sbagliata, che non desidera affatto divenire protagonista.

Massima sensibilità anche alle norme di comportamento e ai codici culturali, tradizionali, o a condizionamenti potenzialmente legati al sesso, all'età o alla forma fisica. Per alcuni il centro dell'attenzione può essere infatti controproducente, mettere in imbarazzo, creare tensioni. Tutto questo non nuocerebbe solamente alla "vittima" prescelta ma getterebbe un alone di diffidenza sull'intera manifestazione.

L'interazione è dunque fondamentale, ma come attivarla è questione di esperienza, tatto e intelligenza.