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Eventi, scegliere il format più efficace

Eventi, scegliere il format più efficace

Grande o piccolo, aperto a tutti o previa registrazione? Si fa presto a dire congresso ma dalla "misura", ovvero dal numero dei delegati attesi, e dalla giusta scelta della tipologia di format da adottare – oltre che dalla suddivisione interna – dipende il suo successo. La mice industry è costituita oggi da una moltitudine di possibilità aggregative che spaziano dai grandi numeri di una sessione plenaria, in cui si affrontano tematiche di interesse generale, alle poche presenze di seminari e workshop che riuniscono gruppi ristretti di persone su un tema specifico. In mezzo troviamo tutte le possibilità intermedie.

Avendo coscienza del numero dei delegati e dei principali format, sarà possibile selezionare quello più adatto alle proprie esigenze e agli obiettivi di comunicazione prefissati, potendo anche combinare (anzi, è consigliabile farlo) diverse tipologie.
Vediamo insieme alcune tra le più note.  

Sessione plenaria
Ci si riunisce in sessione plenaria all’inizio di un convegno e vi si ritorna per ricapitolare i contenuti e accomiatarsi. Le lezioni frontali perdono progressivamente efficacia man mano che i delegati sviluppano una personale competenza diretta ed è quindi necessario stabilire in fase organizzativa quali temi affrontare in plenaria e per quali, invece, prevedere sessioni ristrette.  

Sessioni parallele
Utili per approfondire, in gruppi ristretti, temi specifici. Devono essere comunicate per tempo per garantire a ogni delegato l'eventuale possibilità di iscriversi a quella di proprio interesse. Sono ideali per analizzare focus tematici.  

Keynote speech
Il keynote speech è un intervento che traccia il filo conduttore dell’evento, spesso affidato a un moderatore o a chi presiede i lavori.  

Pre-congress
I pre-congress offrono l’opportunità di indire dei micro-eventi propedeutici anche prima della data del congresso vero e proprio. La possibilità di iscriversi a tali corsi opzionali è in genere contestuale alla registrazione.

Tavola rotonda
Momento di dibattito che prevede una sostanziale parità tra più relatori, ciascuno dei quali è chiamato a dare il proprio contributo su uno specifico tema. I partecipanti si confrontano produttivamente e fanno emergere vari aspetti. È necessario prevedere un moderatore che stimoli e coordini il dialogo tra i relatori e tra questi e l’uditorio.  

Simposio
Breve incontro di approfondimento e di studio su un tema di comune interesse per i partecipanti.  

Seminario
Incontro dal taglio prettamente frontale che solitamente prevede delle vere e proprie lezioni, eventualmente integrate da confronti e dibattiti. Può essere a ranghi più o meni aperti. 

Workshop
Si tratta in origine di un laboratorio interattivo in cui un numero circoscritto partecipanti collabora alla produzione di un risultato, ma il termine è oggi abusato.  

Lectio magistralis
Conferenza plenaria tenuta da una personalità eminente che traccia lo stato dell’arte del settore di competenza.